Encuesta Clima Laboral: Guía Completa (Edición 2023)

Aplicar una encuesta de Clima Laboral es una de las mejores maneras en las que una compañía puede medir la satisfacción de sus colaboradores, pero aún más que eso, es el mejor indicador para ayudarnos a prevenir problemas y seguir mejorando como organización.

Con muchas frecuencia se evalúa a los colaboradores en su rendimiento y resultados, pero aveces olvidamos medir como la organización les apoya en conseguir esto, y el como podemos mejorar.

En esta guía queremos compartir nuestra experiencia sobre los principales puntos a cuidar al implementar una encuesta de clima laboral.

¿Qué es una encuesta de Clima Laboral?

También conocidas como encuestas de Clima Organizacional, encuestas de Satisfacción, o simplemente como encuestas de Clima, las encuestas de Clima Laboral son la herramienta mediante la cual una compañía u organización puede medir el nivel de satisfacción de los colaboradores.

Es muy importante conocer este grado de satisfacción, suele ser un indicador clave que puede predecir futuros niveles de rotación, o el impacto que ciertas acciones están teniendo en los colaboradores.

Un mal clima laboral puede ser el causante más grande de los fracasos o problemáticas en las empresas. Se puede tener un producto o servicio increíble, pero si la gente no está verdaderamente comprometida y entusiasmada con su función en la empresa, no se lograrán los objetivos.

¿Qué evalúan?

En la gran mayoría de las empresas las encuestas de Clima Laboral evalúan áreas y categorías muy similares. A continuación vemos algunas de las principales.

• Identidad. El área más general de la encuesta, en donde normalmente se agregan preguntas generales sobre el orgullo de los colaboradores con la compañía y su sentimiento de pertenencia a esta.
• Carga de Trabajo. Trata de temas relacionados con la carga de trabajo y como esta afecta el desempeño del colaborador y relaciones familiares.
• Comunicación. Se incluyen preguntas relacionadas con que tan satisfecha esta cada colaborador con la compañía, si perciben una comunicación honesta y pensamientos sobre los valores y misiones, entre otros.
• Desarrollo Personal y Profesional. Mide el grado de satisfacción de los colaboradores con las oportunidades de capacitación y desarrollo en la empresa.
• Supervisores y Liderazgo. Para encontrar como ven los colaboradores a su jefe directo o puestos de liderazgo dentro de la compañía.
• Compañeros de Trabajo. Mide la satisfacción entre las relaciones laborales de los compañeros de trabajo.
• Equidad e Igualdad de Oportunidades. Sirve para detectar si existen tratos injustos alrededor de la raza, religión, sexo u otras preferencias personales.
• Área de Trabajo. Nos ayuda a conocer el grado de satisfacción de los colaboradores con el lugar donde trabajan, incluyendo iluminación, temperatura, entre otros.
• Servicio al Cliente. Nos ayuda a conocer que tan buen servicio al cliente nuestros mismos colaboradores piensan que damos.
• Compensaciones y Beneficios. Mide el grado de satisfacción de los colaboradores con su sueldo, compensaciones adicionales u otras prestaciones ofrecidas.

Paso 1
Definir el objetivo

Es importante tener claridad sobre lo que deseas lograr con la encuesta de clima laboral. Pregúntate: ¿Qué información específica quieres obtener? ¿Qué aspectos del clima laboral te interesa evaluar? Algunos ejemplos de objetivos comunes pueden incluir:

• Evaluar el nivel de satisfacción y compromiso - La encuesta puede proporcionar información sobre cómo se sienten los colaboradores respecto a su trabajo, su relación con los líderes, sus perspectivas de crecimiento y desarrollo, y su nivel de compromiso con la organización.
• Medir la efectividad del liderazgo - La encuesta puede evaluar la percepción de los colaboradores sobre el liderazgo de la organización, incluyendo la comunicación, el apoyo, la toma de decisiones y la confianza en los líderes.
• Identificar barreras para la productividad y el bienestar - La encuesta puede ayudar a identificar factores que están afectando negativamente la productividad y el bienestar de los colaboradores, como el estrés, la falta de recursos, la carga de trabajo excesiva o los problemas de comunicación.
• Obtener retroalimentación y sugerencias de mejora - La encuesta puede brindar una plataforma para que los colaboradores compartan sus ideas, sugerencias y preocupaciones sobre el clima laboral y propongan soluciones para mejorarlo.
• Identificar áreas de fortaleza y de oportunidad - La encuesta puede ayudar a identificar los aspectos en los que la organización está funcionando bien y aquellos que necesitan mejoras. Esto permite tomar medidas para fortalecer los puntos positivos y abordar las áreas problemáticas.

Al definir los objetivos, asegúrate de que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART, por sus siglas en inglés). Esto te ayudará a tener una dirección clara y a evaluar el éxito de la encuesta en función de los resultados esperados.

Paso 2
Selección de participantes

La selección adecuada de los participantes es crucial para obtener una representación precisa de la organización y recopilar información relevante sobre el clima laboral. Aquí tienes algunos aspectos a considerar al seleccionar a los participantes:

• Incluir al 100% de la organización - Si las circunstancias lo permiten y los recursos son adecuados, es recomendable esforzarse por incluir a todos los colaboradores en la encuesta de clima laboral. Esto puede lograrse mediante el uso de plataformas en línea o tecnologías de encuestas que permitan un acceso fácil y rápido para todos los colaboradores, independientemente de su ubicación geográfica.
• Cobertura representativa - Si se encuestará solo a una muestra, es importante que esta sea representativa de toda la organización. Esto implica incluir a colaboradores de diferentes niveles jerárquicos, departamentos, ubicaciones geográficas y categorías de empleo.
• Exclusiones o inclusiones especiales - En algunas circunstancias, puede ser necesario excluir o incluir específicamente ciertos grupos de participantes. Por ejemplo, puedes considerar excluir a colaboradores recién contratados que aún no han tenido suficiente tiempo para experimentar el clima laboral de la organización. O bien, puedes incluir a colaboradores que se encuentran en programas de rotación o pasantías. Evalúa las características únicas de tu organización y ajusta la selección de participantes según sea necesario.

Paso 3
Diseñar el cuestionario

Es probablemente el paso más importante de la encuesta de clima laboral y el que más puede afectar los resultados obtenidos.

Utilizar preguntas bien elaboradas y analizadas garantiza el éxito de la encuesta. Por el otro lado, incluso pequeños cambios en las preguntas puede cambiar completamente los resultados o generar tendencias inciertas.

Seleccionar áreas a evaluar

Una característica de la encuestas de clima laboral es que evalúan conceptos que son aplicables a la gran mayoría de las compañías.

Un buen punto de partida es revisar las áreas mencionadas anteriormente en la sección de "¿Qué evalúan?" y decidir cuáles son las de mayor relevancia para la compañía.

Algunas recomendaciones generales:

• Introspección. Analiza junto con el equipo de Recursos Humanos cuales son las principales dolencias de la compañía. Esto te ayudará a seleccionar las área a evaluar, así como al finalizar la encuesta conocer que tan claro era tu conocimiento sobre el clima laboral de la compañía.
• Identificar giro principal. Si el giro principal de la empresa es producción y se le vende a muy pocos clientes, seguramente habrá más prioridad en área de Calidad / Seguridad en lugar de Servicio al Cliente. Es importante que todas las preguntas vayan enfocadas en lo que es más importante para la empresa.
• Años anteriores. Si en años anteriores se han identificado áreas con baja satisfacción, es importante continuar incluyéndolas o ampliando su relevancia.
• Cambios generacionales. Sobre todo en empresas que lleven muchos años aplicando encuestas de clima laboral, es importante estar actualizados en que buscan las nuevas generaciones.

Preguntas de opción múltiple

Cada área evaluada debe tener varias preguntas de opción múltiple. Es recomendable que las preguntas no sean muy generales y optar por preguntas más concretas. Por ejemplo:

En lugar de preguntar "Las compensaciones que recibo son buenas.", es mejor hacerlo de una manera más específica a través de varias preguntas "Mi sueldo es justo en proporción a mi trabajo y el de otras posiciones similares." / "Estoy satisfecho con las prestaciones adicionales que me da la compañía".

En general, siempre por cada área de evaluación deben de existir al menos 4 o 5 preguntas, para de esta manera evitar que la redacción de una sola pregunta pueda influir drásticamente en los resultados.

Escala de evaluación

Cualquier cambio en estas puede cambiar drásticamente los resultados obtenidos, es recomendable utilizar métodos ya probados en la industria.

La escala más recomendada es de 5 opciones y procurar evitar el uso de la opción de "No Aplica".

Es posible utilizar más de una escala en la misma encuesta, aunque lo más recomendable y lo que resulta más sencillo para los usuarios es que se utilice solamente una escala.

• Grado de acuerdo
  1. Totalmente en desacuerdo
  2. En desacuerdo
  3. Ni en desacuerdo, ni de acuerdo
  4. De acuerdo
  5. Totalmente de acuerdo
• Grado de satisfacción
  1. Totalmente insatisfecho
  2. Insatisfecho
  3. Ni insatisfecho, ni satisfecho
  4. Satisfecho
  5. Totalmente satisfecho

Preguntas abiertas o área de comentarios.

Las preguntas abiertas o comentarios pueden brindar una excelente fuente de información para la compañía. En general es recomendable utilizar no más de 2 preguntas abiertas, en las cuales se pueden incluir:

• ¿Qué hacemos bien en la compañía que deberíamos de seguir haciendo?
• ¿Qué te gustaría que cambiara en la compañía?

Demográficos.

Los demográficos nos ayudan a segmentar los resultados y poder aplicar estrategias para mejorar el clima laboral de acuerdo a las necesidades de cada grupo. Además, ayudan a darle una percepción al colaborador de confidencialidad.

Es recomendable colocarlos en la parte final de la encuesta. Los demográficos más comunes son:

• Género
• Edad
• Tipo de Puesto
• Antigüedad

Largo de la encuesta.

Es recomendable mantener el número de preguntas en un rango de 40 a 60 preguntas en total y no incluir más de 2 preguntas abiertas. Encuestas más largas pueden provocar cansancio en el usuario, y afectar los resultados de las mismas.

Paso 4
Confidencialidad de las encuestas

La confidencialidad es uno de los temas más delicados en las encuestas de Clima Laboral.

Es común que los departamentos de Recursos Humanos o la Dirección General quieran saber que contesto cada colaborador. No necesariamente para despedir a los colaboradores que peor califiquen, si no para poder tomar acciones más concretas en corregir el clima laboral de la compañía.

Pero en esta área tenemos que hacer gran hincapié en no caer en esta suposición. Si en cualquier momento un colaborador se entera que la encuesta no es confidencial, se corre un gran riesgo de que ningún colaborador sea 100% honesto en sus respuestas.

Una manera en la que podemos aumentar la percepción de anonimato en las encuestas es apoyarnos en un proveedor externo, que le de certeza a los colaboradores que no es la misma compañía la que maneja todo el proceso.

Paso 5
Sensibilización

Antes de comenzar la encuesta de clima laboral, es esencial realizar una comunicación previa para preparar a los colaboradores y garantizar su participación y confianza en el proceso. Aquí tienes algunas recomendaciones sobre cómo llevar a cabo esta sensibilización:

• Informar sobre el propósito y los beneficios - Comunica a los colaboradores el propósito de la encuesta y los beneficios que se esperan obtener. Explica que la encuesta tiene como objetivo recopilar información valiosa para comprender el clima laboral, identificar áreas de mejora y promover un entorno de trabajo más satisfactorio. Destaca cómo las respuestas de los colaboradores serán utilizadas para implementar cambios positivos en la organización.
• Garantizar la confidencialidad y el anonimato - Tranquiliza a los colaboradores de que sus respuestas serán tratadas de manera confidencial y anónima. Explica claramente cómo se protegerán los datos y que no se podrán identificar a los individuos a partir de sus respuestas. Esto es fundamental para generar confianza y fomentar la sinceridad en las respuestas.
• Establecer expectativas - Comunica claramente el cronograma de la encuesta, incluyendo la fecha de lanzamiento, el período de respuesta y cualquier recordatorio programado. Asegúrate de especificar cómo se espera que los colaboradores participen, ya sea completando la encuesta en línea, proporcionando respuestas en papel, etc. También es útil mencionar la duración aproximada de la encuesta para que los colaboradores puedan reservar el tiempo necesario para completarla.
• Incentivar la participación - Considera ofrecer incentivos para fomentar la participación de los colaboradores en la encuesta. Estos incentivos pueden ser simbólicos, como reconocimientos individuales o colectivos, o incluso recompensas tangibles, como un porcentaje de ponderación en la evaluación de desempeño. Los incentivos pueden ser una forma efectiva de mostrar el valor que se le da a la participación de los colaboradores y aumentar la tasa de respuesta.

Una comunicación previa clara y efectiva ayudará a generar entusiasmo, comprensión y compromiso entre los colaboradores para participar activamente en la encuesta de clima laboral. Además, establecerá una

Paso 6
Aplicar la encuesta

Distribuye la encuesta de manera rápida e intuitiva entre los colaboradores. La tecnología nos ha dado muchas herramientas para dejar atrás experiencias tediosas de contestar con lápiz y papel.

Facilita a que los colaboradores puedan contestar desde cualquier dispositivo móvil o computadora, así como enviar correos a los colaboradores que cuenten con uno.

Estrategias para el personal operativo

El personal sin correo suele ser el grueso de la población a encuestar, y por lo mismo la estrategia a seguir hacerles llegar la encuesta es la más importante.

Si estamos hablando de plantas o centros de trabajo con grandes cantidades de colaboradores, lo mejor es adecuar un espacio para que los colaboradores puedan pasar en grupos de 10 a 30. De esta manera puedes tener una persona encargada de apoyar en duda y supervisar el proceso.

Otra alternativa para plantas o centros de trabajo grandes es proporcionar códigos QR que los colaboradores puedan escanear con su celular.

En el caso de empresas de retail con personal distribuido varias ubicaciones geográficas, intenta darles acceso desde la red corporativa o canales oficiales de comunicación, para que dando clic a un enlace puedan entrar directamente a la encuesta.

Si la encuesta es anónima, cómo llevar control del % de participación

El poder tener un registro de cuántas personas han contestado, y saber quien falta por contestar, es muchas veces la razón por la cual pensamos en hacer encuestas que no sean anónimas.

Las plataforma modernas suelen ya ofrecernos muchas alternativas viables para si poder conocer el % de participación, sin tener que sacrificar el anonimato del usuario.

Paso 7
Análisis de resultados

Como lo hemos dicho anteriormente, el uso de plataforma tecnológicas nos ayudan en varios pasos de la implementación de una encuesta de clima laboral, y la generación de resultados suele ser el paso en donde más tiempo nos pueden ahorrar.

Cortes de la información

Al generar los resultados, es importante poder realizar análisis de la información de una manera detallada, y no solo a nivel organizacional. Dentro de los principales cortes requeridos existen:

• Resultados por área / departamento - Cada director o gerente seguramente tendrá interés en conocer los resultados de su área.
• Resultados por demográficos - No suelen ser los resultados más importantes, pero pueden en ciertas ocasiones hacer evidente ciertos temas.
• Resultados comparativos - Ya sea entre las diferentes área o departamentos, o comparando contra otros años. Nos ayudará a conocer tendencias o cómo la satisfacción de los colaboradores ha cambiado.

¿Mínimo de personas en un corte de información?

Si queremos mantener el anonimato de los colaboradores, seguramente habrá algunas áreas de las que no sea posible generar resultados. Considera evitar generar resultados en áreas menores a 10 colaboradores.

Paso 8
Comunicar los resultados

La retroalimentación es el objetivo final de toda encuesta de Clima Laboral y es muy importante darla de la mejor manera posible para asegurar obtener buenos resultados. Lo siguientes son los puntos principales a cuidar:

• 1. Tener los resultados listos a tiempo.
• Lo más importante es poder tener todos los resultados listos en poco tiempo, para evitar así que a los participantes se les haya olvidado la encuesta.
• En promedio, se debe de esperar dar los resultados a las 2 o 3 semanas de haber acabado, para también asegurar tener un análisis profundo de los mismos.
• 2. Identificar fortalezas y áreas de oportunidad.
• Toda encuesta de Clima Laboral debe de presentar al final un análisis de cuales son las principales fortalezas de la compañía, y en cuales categorías existe una mayor área de oportunidad.
• Alrededor de estas áreas de oportunidad, es importante que los colaboradores vean acciones concretas para mejorar. Esto ayudará que en futuros años su participación en la encuesta sea cada vez más proactiva y le den mayor importancia.
• 3. Dar retroalimentación directa al equipo directivo.
• No es suficiente con enviar un reporte en PDF a cada miembro del equipo directivo con los resultados. Un encargado del área de Recursos Humanos debe de pasar personalmente con cada miembro del equipo directivo y explicar de manera concreta los resultados.
• En esta misma junta se deben de presentar el plan de acción, y como cada uno de los directivos deberá aportar en mejorar el clima laboral.

Paso 9
Seguimiento y plan de acción

Después de analizar los resultados de la encuesta de clima laboral, es crucial planificar acciones concretas para mejorar el clima laboral de la organización. Esto implica involucrar a colaboradores y líderes, establecer metas claras y desarrollar un plan de acción detallado. Al comunicar el plan a toda la organización, implementar las acciones de manera programada y monitorear el progreso regularmente, se garantiza un enfoque efectivo para impulsar el cambio positivo.

Una vez implementado el plan, es fundamental evaluar su impacto mediante la recopilación de retroalimentación y la medición de los resultados. Esto permitirá realizar ajustes y refinamientos continuos para abordar las áreas problemáticas de manera efectiva. Con un enfoque constante en la mejora del clima laboral, la organización podrá fortalecer su entorno de trabajo y fomentar la satisfacción y el rendimiento de los colaboradores.

Conclusión

En conclusión, la encuesta de clima laboral es una herramienta poderosa para comprender y mejorar el entorno de trabajo en una organización. A través de los pasos clave, como definir objetivos, seleccionar participantes, realizar la comunicación previa, y planificar acciones de mejora, es posible obtener una visión clara del clima laboral y tomar medidas concretas para impulsar el cambio positivo.

Es importante destacar que la encuesta de clima laboral no es un evento aislado, sino un proceso continuo. Para mantener un clima laboral saludable y adaptarse a los cambios, es recomendable aplicar la encuesta año tras año. Esto permitirá evaluar el impacto de las acciones implementadas, identificar nuevas áreas de mejora y mantener una cultura de mejora continua en la organización.