Actualización 2021: Tanto se habla de la nueva normalidad y como nos debemos de adaptar como sociedad. Y las organizaciones no se quedan atrás, debemos de adaptarnos y capacitarnos para afrontar los nuevos retos que trae consigo el 2021.
Cientos de miles de Evaluaciones 360 Grados implementadas nos han dado un panorama muy amplio de todas las ventajas que ofrecen y las mejores prácticas para crearlas y aplicarlas.
Con esta guía nuestra intención es apoyar a todos los departamento de Recursos Humanos en crear, aplicar y analizar su propia evaluación 360 grados para incrementar el desarrollo y desempeño de todos sus colaboradores.
1. ¿Qué es una Evaluación 360 Grados?
La Evaluación 360 Grados es el conjunto de retroalimentación sobre competencias profesionales y personales que recibe un empleado por parte de sus compañeros de trabajo, que sirve como apoyo para identificar sus principales fortalezas y áreas de oportunidad.
La razón por la cual se le llama 360º es porque incluye la autoevaluación de la persona evaluada y además las evaluaciones de sus compañeros de trabajo, incluyendo al Jefe Directo, Colaterales, Colaboradores y Clientes Internos o Externos.
Si observamos la imagen anterior, nos podemos dar cuenta que una evaluación 360º es muy distinta a una evaluación de desempeño; participan más compañeros además del Jefe Directo. Esto es lo que hace que las evaluaciones 360º sean una experiencia muy enriquecedora.
A estas evaluaciones también se les conoce como Evaluación por Competencias, Evaluación del Desempeño 360 o Encuesta 360.
2. ¿Qué evalúan?
A diferencia de las evaluaciones de desempeño anuales que califican a los empleados en en el cumplimiento de objetivos y resultados medibles, la evaluación 360 grados se centra en las competencias profesionales y personales que son fundamentales para estas responsabilidades.
A estas cualidades se les conoce como Competencias y algunas de las principales son:
- Liderazgo. Delegación, Responsabilidad de Acciones, Motivación, Toma de Decisiones, Toma de Riesgos, Accesibilidad.
- Inteligencia Emocional. Empatía, Estabilidad, Seguridad.
- Valores Personales. Respeto, Ética, Presentación Física.
- Trabajo en Equipo. Participación, Retroalimentación, Aceptación de Diferencias, Negociación.
- Comunicación. Presentación Oral, Entendimiento de Ideas, Habilidad para Escuchar.
- Creatividad. Solución de Problemas, Innovación.
- Organización. Toma de Notas, Cumplimiento de Responsabilidades.
- Valores Organizacionales. Alineamiento a la Visión y Misión, Lealtad a la Empresa.
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3. ¿Sirven para evaluar el desempeño?
¡Claro! Pero hasta cierto punto. Una evaluación 360 no está diseñada para evaluar el cumplimiento de objetivos y resultados de un colaborador. No es apropiado que los reportes directos, clientes o colaterales evalúen nuestros resultados, esa es la función del jefe directo.
Y hablando del caso del jefe directo, lo que sería una evaluación 180º, es conveniente notar solo que evaluar el desempeño de una manera apreciativa pudiera ser poco comparable entre áreas, pues la forma de ser de cada jefe directo afectará directamente en los resultados de sus colaboradores.
Sin embargo, sí funcionan las evaluaciones 360º para evaluar el desempeño en lo que se refiere a sus competencias técnicas y profesionales.
Las competencias que se vieron en el punto anterior están dirigidas específicamente a competencias personales, pero bien se podrían manejar otros tipos de competencias más relevantes al desempeño del empleado:
- Conocimientos Técnicos. Dominio de plataformas, conocimientos contables, financieros, entre otros.
- Dominio del Producto o Servicio. Relacionado con los conocimientos del empleado sobre el producto o servicio que ofrece la compañía.
- Soporte al Cliente. Para colaboradores que traten directamente con clientes externos.
- Habilidad en Ventas. Para colaboradores que traten directamente con prospectos.
En otras palabras, una evaluación 360 grados puede ser un detonante clave para aumentar el desempeño y productividad de todos los colaboradores.
4. Selección de participantes.
La evaluación 360 grados, al evaluar competencias profesionales y personales, es tan adecuada para los puestos administrativos como para los operativos.
En la práctica, resulta complicado implementarla en toda la organización, por lo cual es necesario definir hasta que nivel de la organización evaluar, o si lo haremos de manera escalonada.
Lo más recomendable es incluir a todo el personal administrativo o de jefatura en una primera etapa, y posteriormente, proceder con el resto de los puestos.
Si optáramos por solo incluir a ciertos puestos, es importante que se incluya a todos los puestos de ese mismo nivel, para evitar sentimientos de exclusión por no participar.
¿A quiénes no incluir?
No es fácil dar o recibir retroalimentación, y esto se hace más complicado al tratarse de un empleado de nuevo ingreso. Es mejor que los participantes tengan un mínimo de 3 a 6 meses en la organización.
5. Definir la red de evaluadores.
Habiendo seleccionado que niveles de puesto recibirán retroalimentación, el siguiente paso para crear nuestra evaluación 360º es definir la Red de Evaluadores.
Esto implica realizar la selección de quiénes evaluarán a cada uno de los participantes seleccionados en el paso anterior. Y se divide de la siguiente manera:
6. Selección de competencias a evaluar.
Es probablemente el paso más importante de la evaluación 360º y el que más puede afectar los resultados obtenidos.
Utilizar preguntas bien elaboradas y analizadas garantiza el éxito de la evaluación. Por el otro lado, incluso pequeños cambios en las preguntas puede cambiar completamente los resultados.
- En lugar de incluir "Trabaja en equipo", es mejor hacerlo de una manera más específica "Propicia e involucra a sus colaboradores a trabajar en equipo." o "Crea un ambiente de colaboración y confianza en su grupo de trabajo.".
- Procura que las preguntas sean del mismo largo, esto ayudará a que las respuestas sean más certeras.
- Haz más de una pregunta sobre el mismo tema, para asegurar obtener mejores resultados. La cantidad más recomendable es que cada competencia incluya de 2 a 3 preguntas.
- Haz una o dos preguntas que puedan ser medibles, para comprobar la autenticidad de los resultados.
7. Escala de evaluación.
Para todas las preguntas de opción múltiple, se debe de definir una escala de evaluación a utilizar. Cualquier cambio en estas puede cambiar drásticamente los resultados obtenidos, y es recomendable utilizar métodos ya probados.
Existen dos corrientes de pensamiento principales, sobre la cantidad de opciones que debe de tener la escala. Por un lado aquellos que recomiendan una cantidad par, y otros que recomiendan una cantidad impar.
La primera se propone para evitar puntos medios y orillar al usuario a seleccionar una opción negativa o positiva. La segunda agrega una opción neutral.
Cuando es la primera ocasión que se implementa una evaluación 360 grados, es recomendable utilizar una escala de 5 opciones, mientras que en segundas o posteriores ocasiones la escala de 4 opciones es una mejor alternativa.
- Nunca, Casi Nunca, Algunas Veces, Casi Siempre, Siempre.
- Totalmente en Desacuerdo, En Desacuerdo, Ni en Desacuerdo, ni de Acuerdo, De Acuerdo, Totalmente de Acuerdo.
Dato: Más del 95% de nuestros clientes usan escalas de 4 y 5 opciones.
8. Definir la confidencialidad de las evaluaciones.
La confidencialidad es uno de los temas más delicados en la evaluación 360 grados. ¿La retroalimentación debe de ser anónima? ¿Completamente abierta? ¿Un punto intermedio?
En un comienzo es recomendado que las evaluaciones sean anónimas y solo se tenga acceso a los promedios de la evaluación por parte de los compañeros. Conforme la organización vaya madurando, se podrán ir haciendo procesos más abiertos de retroalimentación.
Lo que si se puede hacer desde un inicio es separar los resultados por los tipos de relación, como se muestra en la siguiente imagen:
9. Hacer campaña de promoción.
No es recomendable avisarles a los empleados solo un día antes que participarán en la evaluación 360 grados, el proceso debe de comenzar varias semanas antes, avisando sobre el proceso que se llevará acabo.
Se debe involucrar desde un comienzo a todos los directivos o gerentes de cada área, e involucrarlos en los procesos de selección de áreas de competencia y la red de evaluadores, identificando qué áreas son de mayor importancia y relevancia para la empresa.
Habiendo hecho esto, se debe comunicar a todos los participantes sobre la evaluación 360 grados, y sobre cuales son los objetivos de dicho evento y las ventajas que ofrece. Es importante que conozcan que el objetivos no es el despedir a los peores evaluados, o dar un bono a los mejores, si no mas bien ayudar a que cada quien pueda seguir mejorando en su desempeño tanto profesional como personal.
10. Implementar la evaluación y dar acceso.
Al ya tener todo el evento configurado y listo para implementar, es necesario dar un acceso fácil y uniforma a todos los empleados.
Aprovechando las ventajas de la tecnología, lo más práctico es hacerlo mediante una plataforma tecnológica. Esto no solo facilita el dar acceso a los usuarios, sino también facilita la revisión de avances, la disminución de errores humanos y la rapidez de procesar los datos y generar los resultados.
11. Generar resultados y dar retroalimentación
Al igual que el punto pasado, el generar los resultados no debe de ser causante de mucho tiempo invertido. Los sistemas modernos generan los resultados de manera automática, y habilitan a los departamentos de Recursos Humanos a poder comenzar los procesos de retroalimentación de manera rápida y eficiente.
La retroalimentación es el objetivo final de toda evaluación 360 grados y es muy importante el darla de la mejor manera posible para asegurar obtener buenos resultados. Los siguientes son los puntos principales a cuidar:
- 1. Esperar a que todos hayan terminado.
- Es preferible que la retroalimentación se de hasta que toda la organización haya terminado de contestar las evaluaciones. De aquí la importancia de dar un seguimiento continuo y soporte a los usuarios.
- 2. Identificar fortalezas, áreas de oportunidad y puntos ciegos.
- El reporte debe incluir sus fortalezas (áreas en donde fueron mejor evaluados por sus compañeros), áreas de oportunidad (áreas en donde los compañeros dicen que el usuario tiene mucha oportunidad de mejorar) y los puntos ciegos (áreas en donde el usuario y sus compañeros se ven de manera muy distinta).
- 3. Generar gráficas.
- Entre más visual sea la retroalimentación de los resultados de la evaluación 360 grados, más fácilmente los empleados recibirán y entenderán sus resultados. Estas gráficas deben de mostrar las tres áreas identificados en el punto anterior.
- 4. Dar retroalimentación directa a cada empleado.
- Ya sea que un encargado del área de Recursos Humanos lo realice, o que lo haga el jefe directo de cada evaluado, es conveniente que todos reciban sus resultados en una junta uno-a-uno en donde una persona pueda resolver sus dudas y brindarle una guía para construir su plan de desarrollo, y como el dar seguimiento a los resultados le brindará de excelente herramientas para mejorar su potencial y desempeño.
12. Dar continuidad
Implementar una evaluación 360 grados va mucho más allá de imprimir los resultados y entregarlos a cada empleado. Es indispensable dar un seguimiento adecuado, y entre más personalizado pueda ser este, mejores resultados obtendremos.
- 1. Generar cursos y programas de desarrollo.
- Identificando en que competencias los empleados tienen mayor área de oportunidad, se deben de fijar cursos y programas de capacitación. Esto asegura que los empleados cuenten con las herramientas para seguir desarrollándose donde más necesitan, y también para hacerles notar que los procesos de Evaluación 360 Grados rinden frutos tangibles en la compañía.
- 2. Hacer campañas de comunicación.
- Así como las campañas previas a comenzar las evaluaciones sobre las ventajas, es importante hacer campañas durante el resto del año, mostrando los avances logrados.
13. ¿Con qué frecuencia aplicar?
Hemos visto ya la importancia de dar continuidad a los colaboradores y de darles retroalimentación. La última parte que se debe de considerar es la de llevar esta continuidad al inicio, y volver a realizar todo el proceso.
Esto nos ayuda a medir los avances de los colaboradores y el efecto que han tenido los cursos de capacitación en ellos.
Ahora bien, el proceso y el tiempo que toma para que un colaborador logre identificar sus áreas de oportunidad y posteriormente trabajar en capacitarse y mostrar mejoría a sus compañeros de trabajo, lleva su tiempo y no debe de apresurarse.
Nuestra recomendación es que en un inicio, cuando se apliquen por primera ocasión las evaluaciones 360, se dé un año para volver a implementarlas. Conforme los colaboradores se acostumbren al proceso y sean testigos de sus ventajas, se puede optar por periodos más cortos de evaluación, preferiblemente de manera semestral.
Excepciones
Cuando la evaluación 360 solamente evalúa 1 o 2 competencias, que son de vital importancia para el negocio, las evaluaciones se pueden realizar de manera bimestral.
