Guía Completa para Aplicar una Evaluación 360 Grados

Enero 16, 2018 (primera publicación en julio 24, 2017)

Más de 20 años ayudando a nuestros clientes a implementar evaluaciones 360 grados nos han dado un panorama completo sobre todos los beneficios que ofrecen y las mejores prácticas para crearlas y aplicarlas.

Con esta guía nuestra intención es apoyar a todos los departamento de Recursos Humanos a crear, aplicar y analizar su propia evaluación 360 grados.

¿Qué es una Evaluación 360 Grados?

Antes de aplicar una evaluación 360 grados, es muy útil el conocer precisamente que son.

La evaluación 360 grados es el conjunto de retroalimentación sobre competencias personales que recibe un empleado por parte de sus compañeros de trabajo, que sirve como apoyo para identificar sus fortalezas y áreas de oportunidad.

La razón por la cual se le llama 360º es porque incluye la propia autoevaluación de la persona evaluada y las evaluaciones de sus compañeros de trabajo, incluyendo al Jefe Directo, Colaterales, Colaboradores y Clientes Internos.

Evaluaciones 360 Participantes

Si observamos la imagen anterior, nos podemos dar cuenta que una evaluación 360º es muy distinta a una evaluación de desempeño: participan más compañeros además del Jefe Directo. ¡Este es el punto más importante y el que hace toda la diferencia!

¿Qué evalúan?

A diferencia de las evaluaciones de desempeño anuales que califican a los empleados en sus responsabilidades laborales, la evaluación 360 grados se centra en las cualidades personales que son fundamentales para estas responsabilidades.

A estas cualidades se les conoce como Competencias y algunas de las principales son:

  • Liderazgo. Delegación, Responsabilidad de Acciones, Motivación, Toma de Decisiones, Toma de Riesgos, Accesibilidad.
  • Valores Personales. Respeto, Tolerancia a la Presión, Empatía, Presentación Física.
  • Trabajo en Equipo. Participación, Retroalimentación, Aceptación de Diferencias, Negociación.
  • Comunicación. Presentación Oral, Entendimiento de Ideas, Habilidad para Escuchar.
  • Creatividad. Solución de Problemas, Innovación.
  • Organización. Toma de Notas, Cumplimiento de Responsabilidades.
  • Valores Organizacionales. Alineamiento a la Visión y Misión, Lealtad a la Empresa.

Seis pasos indispensables para implementarla.

1. Selección de participantes.

La evaluación 360 grados, al evaluar competencias personales, es tan adecuada como para los niveles directivos y administrativos, tanto como para los operativos.

Si los costos de implementación y el tiempo no fueran una limitante, la mejor opción sería incluir a todos los miembros de la organización. Pero en la práctica esto pocas veces es posible.

Ante la necesidad de recortar participantes, es importante cuidar que los grupos de empleados que no participen no se sientan excluidos. Una buena forma de garantizar que no suceda esto es incluyendo al 100% de cada uno de los siguientes grupos:

  • a. Puestos directivos.
  • b. Puestos gerenciales.
  • c. Restante de puestos administrativos.
  • d. Puestos operativos.
  • ¿A quiénes no incluir?

    No es fácil dar o recibir retroalimentación, y esto se hace más complicado al tratarse de un empleado de nuevo ingreso. Es mejor que los participantes tengan al menos 6 meses en la organización

    2. Definir la red de evaluación.

    Habiendo seleccionado quienes participarán, el siguiente paso para crear nuestra evaluación 360º es definir la Red de Evaluación.

    Esto implica realizar la selección de quiénes evaluarán a cada uno de los participantes seleccionados en el primer paso.

  • a. Incluir al jefe directo.
  • Naturalmente una de las retroalimentaciones más importantes es la del jefe directo. Da una perspectiva más concreta proveniente de la persona que actualmente ocupa el puesto al que seguramente la persona evaluada aspira.
  • Es muy útil también para facilitar los procesos de comunicación proactiva entre el empleado con su jefe.
  • b. Incluir jefes indirectos.
  • En puestos directivos o gerenciales, puede ser muy valiosa la retroalimentación dada por puestos de mayor jerarquía en la organización.
  • Con frecuencia podrán brindar al empleado evaluado una visión clara sobre sus fortalezas y áreas de oportunidad, y pueden llegar a dar una importante motivación en continuar su desarrollo.
  • c. Incluir colaterales y colaboradores.
  • Aunque se le pudiera dar menor importancia que las anteriores, en realidad la retroalimentación por parte de los colaterales y colaboradores es el objetivo central de una evaluación 360 grados. Pocas veces recibimos retroalimentación de estos grupos, y es probablemente en donde las más valiosas contribuciones se den.
  • El número ideal de evaluadores es de mínimo tres colaterales y tres colaboradores, garantizando así obtener un promedio certero del empleado evaluado.
  • d. Incluir clientes internos.
  • No es obligatorio, y en ocasiones tampoco es factible, pero en ciertos puestos clave dentro de la organización puede ser importante incluir evaluaciones por parte de clientes internos.
  • e. Incluir clientes externos.
  • Lejos de ser obligatorio y en muy pocos casos conveniente, en ocasiones podría ser valiosa la retroalimentación dada por clientes externos. Especialmente cuando existan relaciones estrechas entre ambos.
  • f. ¿A quiénes no incluir?
  • Las relaciones humanas pueden llegar a ser complicadas, y las organizaciones no son ajenas a estas.
  • Cuando existan claras rivalidades o desacuerdos entre dos empleados, es conveniente que estos dos no se evalúen mutuamente, para evitar retroalimentaciones que lejos de ayudar, puedan incrementar los problemas.
  • g. Total de evaluadores.
  • Para garantizar que los resultados sean certeros y ofrezcan una retroalimentación de beneficio para la persona evaluada, es conveniente contar con una cantidad de al menos siete a diez evaluadores.
  • "Es conveniente que cada usuario evaluado cuente con al menos 7 a 10 evaluadores."
  • g. Total de evaluaciones por empleado.
  • Finalmente, se debe cuidar la cantidad de evaluaciones que cada empleado tendrá que contestar.
  • Más de 10 evaluaciones pueden ocasionar que no dediquen el tiempo necesario a cada una, mientras que solo tener una evaluación pudiera hacerlos sentir excluidos del evento.
  • Preguntas Evaluación 360 Grados

    3. Redactar las preguntas de la evaluación.

    Es probablemente el paso más importante de la evaluación 360º y el que más puede afectar los resultados obtenidos.

    Utilizar preguntas bien elaboradas y analizadas garantiza el éxito de la evaluación. Por el otro lado, incluso pequeños cambios en las preguntas puede cambiar completamente los resultados.

  • a. Seleccionar áreas de competencia.
  • Una característica de la evaluación 360 grados es que evalúan conceptos que son aplicables a la gran mayoría de las organizaciones.
  • Un buen punto de partida es revisar las áreas de competencia mencionadas anteriormente en la sección de "¿Qué evalúan?" y decidir cuáles son las de mayor relevancia para la organización.
  • b. Definir preguntas de opción múltiple.
  • Cada Área de Competencia debe tener una o más preguntas de opción múltiple. Es recomendable que las preguntas no sean muy generales y optar por preguntas más concretas. Por ejemplo:
    • En lugar de preguntar "¿Sabe trabajar en equipo?", es mejor hacerlo de una manera más específica "¿Apoya activamente e involucra a los integrantes de su grupo a trabajar juntos?" o "¿Crea un ambiente de colaboración y confianza en su grupo de trabajo?".
  • c. Definir escala de evaluación.
  • Cualquier cambio en estas puede cambiar drásticamente los resultados obtenidos, y es recomendable utilizar métodos ya probados en la industria.
  • Es recomendable permanecer entre 4 a 6 opciones y evitar el uso de la opción de "No Aplica".
  • d. Definir preguntas abiertas.
  • Las preguntas abiertas o comentarios pueden brindar una excelente fuente de información para la persona evaluada que simplemente no es posible obtener a través de las preguntas de opción múltiple.
  • Algunas preguntas podrías ser "Menciona las principales fortalezas de tu compañero" o "Menciona las principales áreas de oportunidad de tu compañero".
  • e. Largo de la evaluación.
  • Es recomendable mantener el número de preguntas en un rango de 20 a 45 preguntas en total y no incluir más de 2 preguntas abiertas.
  • 4. Definir la confidencialidad de las evaluaciones.

    La confidencialidad es uno de los temas más delicados en la evaluación 360 grados. ¿La retroalimentación debe de ser anónima? ¿Completamente abierta? ¿Un punto intermedio?

    En un comienzo es recomendado que las evaluaciones sean anónimas y solo se tenga acceso a los promedios de la evaluación por parte de los compañeros. Conforme la organización vaya madurando, se podrán ir haciendo procesos más abiertos de retroalimentación.

    5. Dar retroalimentación

    La retroalimentación es el objetivo final de toda evaluación 360 grados y es muy importante el darla de la mejor manera posible para asegurar obtener buenos resultados. Lo siguientes son los puntos principales a cuidar:

    • 1. Esperar a que todos hayan terminado.
    • Es preferible que la retroalimentación se de hasta que toda la organización haya terminado de contestar las evaluaciones. De aquí la importancia de dar un contante seguimiento y soporte a los usuarios.
    • 2. Identificar fortalezas, áreas de oportunidad y puntos ciegos.
    • El reporte debe incluir sus fortalezas (áreas en donde fueron mejor evaluados por sus compañeros), áreas de oportunidad (áreas en donde los compañeros dicen que el usuario tiene mucha oportunidad de mejorar) y los puntos ciegos (áreas en donde el usuario y sus compañeros se ven de manera muy distinta).
    • 3. Generar gráficas.
    • Entre más visual sea la retroalimentación de los resultados de la evaluación 360 grados, más fácilmente los empleados recibirán y entenderán sus resultados. Estas gráficas deben de mostrar las tres áreas identificados en el punto anterior.
    • 4. Dar retroalimentación directa a cada empleado.
    • Ya sea que un encargado del área de Recursos Humanos lo realice, o que lo haga el jefe directo de cada evaluado, es conveniente que todos reciban sus resultados en una junta uno-a-uno en donde una persona pueda resolver sus dudas y brindarle una guía para construir su plan de desarrollo.

    6. Dar seguimiento

    Implementar una evaluación 360 grados no debe de ser un evento único en la organización, sino un continuo programa de desarrollo. Aprovecha todo el año para seguir mejorando los procesos y dar seguimiento al desarrollo de tus empleados.

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