Pensamos con mucha frecuencia que cuando una organización pasa por problemas ya sea de resultados o de cultura, que el problema está en el liderazgo, en el producto o servicio que ofrecen, o en muchas otras cosas más. Pero aveces es muy necesario primero preguntarnos ¿nuestra estructura organizacional es la correcta para cumplir con los objetivos del negocio?
¿Siguen siendo los organigramas una necesidad?
Con tanto evolución de la tecnología y de los sistemas de Recursos Humanos en la organizaciones, cada líder y colaborador puede tener acceso a directorios en línea siempre actualizados y con información muy completa. Pero existe cierta bondad que solo puede dar un organigrama, y esta es el brindar un acceso ordenado y visual a la información, y facilitar a los colaboradores tener una mejor visión de los roles de cada posición en la organización, algo que solo un organigrama puede ofrecer.
Lo que debes saber
- 1. ¿Qué es un organigrama?
- Un organigrama es como el mapa de carreteras de una organización, una representación gráfica de su estructura organizativa y del equipo humano que la compone. El organigrama muestra el camino de reporte de todos los roles y colaboradores, así como la relación entre los diferentes departamentos.
- 2. ¿Para qué sirve un organigrama?
- El objetivo de un organigrama es ofrecer una vista panorámica de la organización, permitiendo a cada miembro del equipo identificar su papel dentro de la misma y las líneas de reporte de cada departamento.
- 3. ¿Cuáles son los tipos de organigramas más comunes?
- Los principales son el organigrama jerárquico y el organigrama matricial.
- 4. ¿Qué beneficios ofrece el uso de un organigrama?
- Mejora la visualización de la estructura organizativa, aclara jerarquías y responsabilidades, facilita la planificación y ayuda a identificar problemas en la estructura.
- 5. ¿Quiénes deben tener acceso al organigrama?
- Idealmente, todos los miembros de la organización para fomentar la transparencia y la comprensión de la estructura.
¿Quién creó el primer organigrama registrado?
El primer organigrama registrado se atribuye a Daniel McCallum, un ingeniero y gerente de ferrocarriles estadounidense. En 1854, McCallum fue nombrado gerente general de la recién formada New York and Erie Railroad. Durante su mandato, implementó un sistema de organización que incluía la creación de un organigrama detallado que mostraba la estructura jerárquica de la compañía y las responsabilidades de cada departamento y colaborador.
Tipos de Organigramas
En Integratec, nos hemos encontrado con tantas variantes de organigramas a lo largo de los años que podría parecer abrumador intentar nombrarlos todos. Pero, a partir de nuestra experiencia, hemos llegado a la conclusión de que todos se derivan de dos tipos básicos:
1. Organigrama Jerárquico
Este es el tipo de organigrama más común. En un organigrama jerárquico, los puestos y roles se representan en diferentes niveles, desde la alta dirección hasta los niveles inferiores de la organización. Por lo general, se utiliza una estructura de pirámide, donde los niveles superiores representan la dirección y la toma de decisiones estratégicas, y los niveles inferiores representan a los colaboradores de base y los niveles operativos. Los organigramas son sencillos de entender y facilitan a los colaboradores entender rápidamente su papel en la organización.
El organigrama jerárquico es útil para comprender la estructura organizativa de una empresa, identificar responsabilidades y niveles de autoridad, y visualizar la forma en que fluye la comunicación dentro de la organización. También puede ayudar a los colaboradores a comprender su posición dentro de la estructura y a quién deben reportar.
2. Organigrama Matricial
A medida que las organizaciones crecen, las líneas de reporte pueden volverse más complejas. No es raro que un puesto reporte a más de un superior.
En un organigrama matricial, los colaboradores están organizados en dos dimensiones principales: una dimensión funcional y una dimensión de proyectos o productos. Esto significa que los colaboradores reportan a dos superiores: uno en su función o departamento específico y otro en el proyecto o producto en el que están trabajando.
El objetivo del organigrama matricial es permitir una mayor flexibilidad y colaboración en entornos donde los proyectos o productos requieren la contribución de múltiples áreas funcionales. Facilita la asignación de recursos y la coordinación interdepartamental al permitir que los colaboradores trabajen en proyectos específicos al tiempo que mantienen su adscripción funcional.
A partir de estos dos tipos de organigrama, pueden surgir muchas variaciones, cambiando la forma de dibujarlos o añadiendo más detalles. Pero, en esencia, un organigrama siempre se basará en uno de estos dos modelos.
Los beneficios de usar un organigrama
El organigrama a menudo se queda en el departamento de Recursos Humanos, pero su uso puede ser beneficioso para toda la organización.
- 1. Es visualmente amigable.
- El organigrama proporciona una forma fácil de visualizar la estructura completa de una organización. Al ser gráfico y fácil de entender, alienta a todos a usarlo para aprender más sobre la organización.
- 2. Jerarquías y responsabilidades claras.
- El organigrama, siendo una representación de roles ordenados jerárquicamente, da una idea clara de quiénes son los responsables de cada área y facilita a los líderes.
- Es muy útil para colaborador de nuevo ingreso, les ayuda a ubicarse rápidamente en la organización y a conocer todas las áreas de la misma.
- 3. Facilita la planeación.
- Ya sea en procesos de crecimiento o en ajustes de personal, el organigrama facilita a los directivos de la empresa tener una idea clara y real de la situación actual, facilitando identificar a las personas clave dentro de la organización.
- Un punto importante es la información adicional que el organigrama pueda mostrar a los usuarios. Si los directivos pueden consultar métricas de la organización desde el organigrama, hará que los procesos de planeación sean mucho más productivos.
- 4. Identifica problemas en la estructura.
- Al poder comparar la estructura de organización de distintas áreas, si combinamos el organigramas con métricas como Costos, Ventas u otros indicadores, nos permite identificar si la estructura esta jugando un papel determinante en la diferencia de resultados entre dos áreas.
- Si bien el organigrama no nos puede llevar a una conclusión por si solo, si nos permite identificar con más claridad los problemas.
- 5. Ahorro de costos.
- Cuando las organizaciones crecen, es difícil mantener un orden en la estructura y con frecuencia permanecen en la empresa posiciones que ya no son necesarias, o que serían de mayor beneficio si son cambiadas de ubicación.
- El organigrama nos apoya en identificar estos casos y facilita la toma de decisiones acertadas.
¿Quiénes deben de tener acceso al organigrama?
El acceso al organigrama de una organización es una cuestión relevante que debe ser considerada cuidadosamente. En general, se recomienda que el organigrama esté disponible para todos los miembros de la organización, desde los niveles más altos de la jerarquía hasta los niveles más bajos. Esto permite una mejor comprensión de la estructura organizativa y fomenta la transparencia en la toma de decisiones. Además, al proporcionar acceso a todos los colaboradores, se promueve un sentido de pertenencia y colaboración, ya que cada miembro de la organización puede ver su lugar en el contexto general y comprender cómo se relaciona con los demás.
Sin embargo, hay ciertas excepciones y consideraciones que deben tenerse en cuenta al determinar quiénes deben tener acceso al organigrama. En algunos casos, puede ser necesario restringir el acceso a información específica en el organigrama, especialmente cuando se trata de detalles sensibles o confidenciales, como los salarios o los contactos de personas clave.
Plantilla autorizada vs. plantilla real
En el contexto de los organigramas, es importante comprender la diferencia entre una plantilla autorizada y una plantilla real. Una plantilla autorizada se refiere a la estructura organizativa planificada y aprobada oficialmente por la alta dirección de una organización. Esta plantilla suele reflejar la jerarquía, los roles y las responsabilidades previstas para cada puesto dentro de la organización. La plantilla autorizada es una representación teórica y estratégica de cómo se organizará la empresa.
Por otro lado, una plantilla real se refiere a la estructura organizativa actual que existe en la organización en un momento dado. A menudo, la plantilla real puede diferir de la plantilla autorizada debido a diversos factores, como cambios en las necesidades de la organización, reasignaciones de personal, crecimiento o reducción de equipos, entre otros. La plantilla real muestra cómo se ha adaptado la estructura organizativa en la práctica y refleja la distribución real de los puestos y responsabilidades en la organización.
¿Hay un mínimo de colaboradores para necesitar un organigrama?
En general, un organigrama se vuelve más útil a medida que la organización crece en tamaño y complejidad. A medida que aumenta el número de colaboradores y se añaden más departamentos o funciones, resulta más importante establecer una estructura organizativa clara para facilitar la comunicación, la coordinación y la toma de decisiones.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que incluso en organizaciones pequeñas con pocos colaboradores, un organigrama simple puede ser beneficioso para proporcionar una visión general de las funciones y las relaciones de autoridad. Ayuda a definir roles y responsabilidades, evita confusiones y establece una base para el crecimiento futuro.
¿Cómo nos ayuda la tecnología en hacer organigramas?
Dependiendo el tamaño de la organización, podemos usar plataforma que nos facilitan dibujar cuadros y líneas, esto es especialmente útil para organizaciones pequeñas. Cuándo se trata de hacer un organigrama grande, es muy útil usar herramientas que nos permitan a partir de un documento en Excel crear el organigrama de manera automática.
Finalmente, es clave buscar una plataforma que nos facilite mantener el organigrama actualizado sin necesidad de cargar archivos constantemente, para esto los nuevos sistemas permiten conectarnos a bases de datos o sistemas de RH.
