Un organigrama es como el mapa de carreteras de una organización, una representación gráfica de su estructura organizativa y del equipo humano que la compone. Muestra el camino de reporte de todos los roles y colaboradores, así como la relación entre los diferentes departamentos.
El objetivo de un organigrama es ofrecer una vista panorámica de la estructura organizativa, permitiendo a cada miembro del equipo identificar su papel dentro de la misma y las líneas de reporte de cada departamento. ¿Quién creó el primer organigrama registrado? Fue Daniel McCallum, allá por el año 1854.
Tipos de Organigramas
En Integratec, nos hemos encontrado con tantas variantes de organigramas a lo largo de los años que podría parecer abrumador intentar nombrarlos todos. Pero, a partir de nuestra experiencia, hemos llegado a la conclusión de que todos se derivan de dos tipos básicos:
- 1. Organigrama Jerárquico
- Este es el tipo de organigrama más común. Los roles se organizan de mayor a menor jerarquía, mostrando las líneas de reporte directas de cada puesto en la organización. Son sencillos de entender y facilitan a los empleados entender rápidamente su papel en la organización.
- 2. Organigrama Matricial
- A medida que las organizaciones crecen, las líneas de reporte pueden volverse más complejas. No es raro que un puesto reporte a más de un superior. En estos casos, el Organigrama Matricial se convierte en una herramienta útil para representar estas relaciones. El reporte directo se dibuja con una línea sólida, y el indirecto con una línea punteada.
A partir de estos dos tipos de organigrama, pueden surgir muchas variaciones, cambiando la forma de dibujarlos o añadiendo más detalles. Pero, en esencia, un organigrama siempre se basará en uno de estos dos modelos.
Los beneficios de usar un organigrama
El organigrama a menudo se queda en el departamento de Recursos Humanos, pero su uso puede ser beneficioso para toda la organización.
- 1. Es visualmente amigable.
- El organigrama proporciona una forma fácil de visualizar la estructura completa de una organización. Al ser gráfico y fácil de entender, alienta a todos a usarlo para aprender más sobre la organización.
- 2. Jerarquías y responsabilidades claras.
- El organigrama, siendo una representación de roles ordenados jerárquicamente, da una idea clara de quiénes son los responsables de cada área y facilita a los líder
- Es muy útil para colaborador de nuevo ingreso, les ayuda a ubicarse rápidamente en la organización y a conocer todas las áreas de la misma.
- 3. Facilita la planeación.
- Ya sea en procesos de crecimiento o en ajustes de personal, el organigrama facilita a los directivos de la empresa tener una idea clara y real de la situación actual, facilitando identificar a las personas clave dentro de la organización.
- Un punto importante es la información adicional que el organigrama pueda mostrar a los usuarios. Si los directivos pueden consultar métricas de la organización desde el organigrama, hará que los procesos de planeación sean mucho más productivos.
- 4. Identifica problemas en la estructura.
- Al poder comparar la estructura de organización de distintas áreas, si combinamos el organigramas con métricas como Costos, Ventas u otros indicadores, nos permite identificar si la estructura esta jugando un papel determinante en la diferencia de resultados entre dos áreas.
- Si bien el organigrama no nos puede llevar a una conclusión por si solo, si nos permite identificar con más claridad los problemas.
- 5. Ahorro de costos.
- Cuando las organizaciones crecen, es difícil mantener un orden en la estructura y con frecuencia permanecen en la empresa posiciones que ya no son necesarias, o que serían de mayor beneficio si son cambiadas de ubicación.
- El organigrama nos apoya en identificar estos casos y facilita la toma de decisiones acertadas.
¿Quiénes deben de tener acceso al organigrama?
El acceso al organigrama de una organización es una cuestión relevante que debe ser considerada cuidadosamente. En general, se recomienda que el organigrama esté disponible para todos los miembros de la organización, desde los niveles más altos de la jerarquía hasta los niveles más bajos. Esto permite una mejor comprensión de la estructura organizativa y fomenta la transparencia en la toma de decisiones. Además, al proporcionar acceso a todos los colaboradores, se promueve un sentido de pertenencia y colaboración, ya que cada miembro de la organización puede ver su lugar en el contexto general y comprender cómo se relaciona con los demás.
Sin embargo, hay ciertas excepciones y consideraciones que deben tenerse en cuenta al determinar quiénes deben tener acceso al organigrama. En algunos casos, puede ser necesario restringir el acceso a información específica en el organigrama, especialmente cuando se trata de detalles sensibles o confidenciales, como los salarios o los contactos de personas clave.
Plantilla autorizada vs. plantilla real
En el contexto de los organigramas, es importante comprender la diferencia entre una plantilla autorizada y una plantilla real. Una plantilla autorizada se refiere a la estructura organizativa planificada y aprobada oficialmente por la alta dirección de una organización. Esta plantilla suele reflejar la jerarquía, los roles y las responsabilidades previstas para cada puesto dentro de la organización. La plantilla autorizada es una representación teórica y estratégica de cómo se organizará la empresa.
Por otro lado, una plantilla real se refiere a la estructura organizativa actual que existe en la organización en un momento dado. A menudo, la plantilla real puede diferir de la plantilla autorizada debido a diversos factores, como cambios en las necesidades de la organización, reasignaciones de personal, crecimiento o reducción de equipos, entre otros. La plantilla real muestra cómo se ha adaptado la estructura organizativa en la práctica y refleja la distribución real de los puestos y responsabilidades en la organización.
