A consecuencia de los altos niveles de rotación que vivimos, para las organizaciones es indispensable que cuenten con mecanismos para detectar a sus mejores colaboradores, y asegurar que se les dé un desarrollo y seguimiento que garantice su estadía y crecimiento en la organización.
En la búsqueda de una manera eficiente e intuitiva de lograrlo, muchas organizaciones están regresando a las Evaluaciones 9-Box, o conocidas también como la Matriz de Talento 9-Box, para brindar ayuda al área de Talento en identificar a estos colaboradores de alto impacto que no pueden darse el lujo de perder.
¿Qué son las Evaluaciones 9-Box?
Conocidas normalmente solo como Nine Box, o Matriz de Talento 9-Box, estas representan una manera de graficar en una matriz de nueve cuadrantes el potencial y desempeño de los colaboradores.
El Eje-Y grafica el Desempeño en tres escalas, mientras el Eje-X grafica el Potencial de la misma manera. Juntos forman una matriz de nueve cuadrantes que presentan de manera conjunta el potencial y desempeño, como en el ejemplo mostrado a continuación.
Tomemos por ejemplo el cuadrante número 4, el cual demuestra un Alto Desempeño y un Bajo Potencial. En este caso se trata de una persona que lleva a cabo sus labores de una manera excelente, pero que muestra poco potencial de crecimiento a un puesto de mayor jerarquía. Ojo, esto no significa que sea un colaborador que no queramos tener en la empresa.
¿Qué es el desempeño?
El desempeño de un colaborador es en qué medida logró el resultado cuantitativo que se espera de su puesto.
Muchas veces podemos pensar en el desempeño como aquella evaluación que realiza el jefe directo de un colaborador. Ya sea basado en competencias blandas o en su apreciación del cumplimiento de sus responsabilidades.
Pero el desempeño de un colaborador debe de verse como su apego a los objetivos esperados. ¿Tiene que mantener una merma por debajo del 5%? ¿Tiene que vender más de US$1,000,000? En cualquiera de los casos, debemos de medirlo en base a su resultado qué tan cerca estuvo de obtener esta meta, o bien, si la superó.
Para esto es esencial seguir metodologías como OKRs o seguimiento de Objetivos y Metas bajo el concepto SMART.
¿Qué es el potencial?
El potencial se refiere a la capacidad que tiene el colaborador de seguir creciendo en la organización, y de ocupar posiciones de mayor jerarquía o relevancia.
Aquí es donde sí evaluamos competencias blandas y técnicas, en donde la perspectiva del jefe directo será invaluable, pero también la de los pares, reportes directos y clientes internos del colaborador.
Significado de cada cuadrante
No existe una regla definida de la correcta numeración de los cuadrantes, sobre todo en los espacios intermedios, siendo preferible definir esta conforme a cada caso específico. A continuación presentamos el más común acomodo utilizado:
- 1. Top talent (Talento estrella)
- Líder que genera impulso a su alrededor y muestra grandes cualidades para desempeñar un mayor rol dentro de la organización.
- Es altamente recomendado no dejarlo en la misma posición por mucho tiempo para asegurar su continuo crecimiento y desarrollo.
- 2. Developing top talent (Talento estrella en desarrollo)
- Muestra todas las cualidades para ser líder dentro de la empresa, pero aún le falta desarrollo en su área para poder desempeñar mayores roles en la organización.
- Es importante asegurar un buen seguimiento y enseñanza con este colaborador.
- 3. Top performer (Talento estrella en su área)
- Aquel que constantemente se desempeña con excelencia en su área, pero aún carece de habilidades para ser líder en áreas de mayor responsabilidad dentro de la organización.
- Se debe alentar a tomar un rol más activo y de liderazgo dentro de la organización.
- 4. Solid performer in area (Excelente profesional y muy confiable)
- Consistentemente se desempeña con excelencia y es parte clave en asegurar los objetivos dentro de su área, pero no muestra cualidades para desarrollarse y tomar un rol de liderazgo en la organización.
- Es importante mantenerlo motivado para que permanezca en la empresa y pase sus conocimientos a nuevos colaboradores.
- 5. Key talent (Colaborador clave)
- Aquí debe estar la base de toda organización, son colaboradores que muestran un desempeño y potencial balanceados.
- Es importante observarlo continuamente para encontrar si es candidato a tomar un rol de mayor liderazgo dentro de la empresa, o si requiere de algún movimiento para continuar su desarrollo.
- 6. Enigma
- Colaborador que muestra cualidades sobresalientes de crecimiento, pero presenta fuertes debilidades en su desempeño.
- Cuando se trata de un nuevo colaborador es importante guiarlo y desarrollarlo. En casos de colaboradores con más tiempo dentro en la organización, es posible que existan problemas serios internos o externos que limiten su desempeño.
- 7. Average performer (Profesional de buen desempeño)
- Colaborador que cumple satisfactoriamente con su trabajo, pero no muestra cualidades para desarrollarse a ocupar una posición de mayor importancia.
- Se debe considerar un cambio de posición si se cree pueda desarrollarse mejor en otra área, o en el caso contrario buscar un reemplazo a futuro cuando exista la posibilidad.
- 8. Inconsistent talent (Dilema)
- Muestra potencial de crecimiento, pero da un mal desempeño en sus labores actuales.
- Se debe impulsar a mejorar su desempeño. En caso de no lograrlo, reubicarlo y darle un plan de desarrollo a cumplir o considerar su eventual salida de la organización.
- 9. Risk (Considerar despido)
- Colaborador que muestra muy poco potencial de mejora y un mal desempeño.
- A reserva de ser un colaborador que anteriormente hubiera ocupado un mejor cuadrante, en la mayoría de los casos se debe de considerar poner fechas límites de mejoría, o en su defecto, considerar una rápida salida de la organización.
"No existe una regla definida de la correcta numeración de los cuadrantes, sobre todo en los espacios intermedios, siendo preferible definir conforme a cada caso específico."
Principales ventajas de la Matriz 9-Box
- 1. Es visual.
- Aunque los cuestionarios y puntos a evaluar para llegar a un valor del 9-Box conllevan listados de competencias y evaluaciones de desempeño, el resultado del 9-Box es muy visual, permitiendo un rápido análisis de los resultados de toda la organización.
- 2. Es simple y objetivo.
- El ser simple no se refiere tanto a la implementación, que siempre conlleva un estudio y una planeación detallada. Se refiere a los pocos resultados finales a los que debe de llegar una matriz 9-Box.
- Al solo permitir nueve diferentes resultados, facilita la aplicación de la evaluación y obliga a los evaluadores a llegar a un resultado objetivo.
- 3. Excelente apoyo para encontrar reemplazos.
- Cuando se tiene a la mano las evaluaciones 9-Box junto con la información de antigüedad de un colaborador en su puesto, los resultados son un excelente primer filtro para la selección de reemplazos y promociones.
- Nos permiten localizar a los colaboradores con alto potencial que ya están listos para tomar un mayor rol en la organización.
- 4. Valor histórico.
- Si se persiste en aplicar las Evaluaciones 9-Box todos los años, son una excelente forma de ver el avance y desarrollo de cada colaborador.
- Especialmente si la evaluación de 9-Box se lleva de la mano de una evaluación más profunda del colaborador.
Principales errores al realizar Evaluaciones 9-Box
- 1. Poca objetividad.
- Aunque los resultados del 9-Box son sencillos de visualizar, el proceso para llegar a este valor debe de ser constante en toda la organización, asegurando que los procesos siempre sean objetivos y supervisados por el área de Recursos Humanos.
- Si no se cuida el proceso de evaluación, se arriesga a que se tomen decisiones de una manera irregular.
- Por esta razón, es siempre recomendado que una persona del departamento de Recursos Humanos participe directamente con los jefes de área para aplicar las evaluaciones y calibrar los resultados.
- 2. No dar acceso a los resultados.
- No todos los colaboradores deben tener acceso a los resultados, pero si no se asegura que los puestos directivos y gerenciales los puedan consultar se pierde una gran parte del beneficio de las Evaluaciones 9-Box.
- Al ver los resultados de toda un área o de toda la organización, la dirección de la empresa puede con mayor facilidad tomar decisiones de cambio o mejora.
- 3. No acompañar en el proceso de evaluación.
- Resulta sencillo pensar en pedir a cada gerente que realice las evaluaciones de su área y envíe los resultados. Pero si se desea una uniformidad en los resultados, y mayor precisión en los mismos, es muy importante que el área de Recursos Humanos participe activamente durante todo el proceso.
"Es muy importante que el área de Recursos Humanos participe activamente durante todo el proceso."
