Descarga Formatos de Perfiles de Puesto
Plantillas editables para crear perfiles de puesto profesionales.
Todas las organizaciones requieren de perfiles de puesto, son necesarios para llevar a cabo buenos procesos de contratación, para asegurar que cada colaborador conozca su función dentro de la compañía o para medir el desempeño de cada colaborador y alentar su desarrollo.
Y aun así, son pocas las organizaciones que dedican suficiente tiempo, análisis y estrategia en la creación de estos, o con frecuencia tan solo se utilizan perfiles de puesto genéricos que no toman en cuenta las necesidades y objetivos de la organización.
¿Qué son los Perfiles de Puesto?
Los perfiles de puesto son descripciones concretas de las características, tareas y responsabilidades que tiene un puesto en la organización, así como las competencias y conocimientos que debe tener la persona que lo ocupe.
Un perfil de puesto no debe ser un manual de operación o guía detallada. Lo que nos lleva precisamente al siguiente punto, ¿cuál es el objetivo de un perfil de puesto?
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Objetivo de un Perfil de Puesto
El perfil de puesto tiene como objetivo principal facilitar a cualquier persona, interna o externa, tener un panorama general de la función del puesto dentro de la organización y las competencias y conocimientos requeridos de quien lo ocupa.
La función de un perfil de puesto es permitir a las organizaciones ordenar sus procesos de reclutamiento, operación, capacitación y planeación. Si analizamos estos cuatro procesos, nos daremos cuenta que el Perfil de Puesto tiene un rol fundamental en la vida de cada colaborador dentro de la organización.
- 1. Reclutamiento.
- El perfil de puesto ayuda a los encargados de reclutamiento en las organizaciones a saber rápidamente el objetivo del mismo y el perfil del candidato requerido para ocuparlo.
- Esto facilita la búsqueda en los lugares correctos, los procesos de entrevistas y la selección del mejor candidato.
- 2. Operación.
- Los perfiles de puesto facilitan a los equipos de trabajo a tener un mayor entendimiento del papel de cada puesto en lograr los objetivos del área.
- A los líderes y supervisores del área, les presentará una guía rápida de qué KPIs medir de cada colaborador, permitiendo tener un seguimiento eficiente al desempeño y productividad de cada colaborador.
- 3. Capacitación.
- Identificar las competencias, conocimientos y habilidades que requiere la persona que ocupa un puesto permite crear planes de desarrollo enfocados en lo que tendrá un mayor impacto en beneficio del colaborador y de la organización.
- 4. Planeación Organizacional.
- El equipo directivo o gerencial, al momento de plantear cambios a la estructura organizacional, o decisiones de promociones u otros cambios en el personal, tendrán un gran soporte en poder consultar los perfiles de puesto.
- Se pueden tomar decisiones mucho más acertadas, y basadas en información sólida.
Secciones de un Perfil de Puesto
- 1. Descripción general del puesto.
- Lo primero que debemos definir en un Perfil de Puesto es un resumen corto y preciso del puesto, y su razón de ser dentro de la organización.
- Esta sección debe permitir a la persona que lea el perfil, ya sea un reclutador, candidato u otro colaborador, darse una idea rápida del rol que tendrá el puesto dentro de la organización.
- Algunos apartados importantes en esta sección son:
- Objetivo del puesto.
- Departamento al que pertenece.
- A qué puesto le reporta y qué puestos le reportan.
- Clientes internos.
- Clientes externos.
- Entidades externas con las que se relaciona (gobierno, proveedores, accionistas, entre otros).
- 2. Perfil candidato.
- Una vez que definimos qué objetivo tiene el puesto en la organización, es necesario saber qué perfil debe tener la persona que lo ocupe.
- Para esto debemos contar con lo siguiente:
- Estudios.
- Conocimientos técnicos.
- Experiencia laboral.
- Otros Requerimientos (Certificados, Cursos, Idiomas, entre otros).
- Dentro de lo posible, debemos de evitar ser demasiado simplistas en estos requerimientos, y al mismo tiempo no ser en extremo detallistas. Recordemos que muchas cosas es posible aprenderlas ya en el trabajo. Y muchos requerimientos pudieran no ser críticos para el éxito de quien ocupe el puesto.
- 3. Competencias personales y profesionales.
- Después de conocer qué conocimientos técnicos y experiencia debe tener el colaborador que ocupe el puesto, continúa el definir las competencias necesarias para que logre implementar estos conocimientos en su puesto y con su equipo de trabajo.
- Esto nos ayudará a poder seleccionar pruebas adecuadas a aplicar a los candidatos, así como generar mejores planes de desarrollo a los candidatos seleccionados.
- Algunos ejemplos de estas competencias son:
- Comunicación.
- Habilidad de delegación.
- Enfoque a resultados.
- Empatía.
- Actitud de servicio.
- 4. Indicadores de desempeño del puesto.
- Ya sabemos qué objetivo tiene el puesto, quién debe ocuparlo y qué cualidades debe tener. Ahora sigue el definir cómo se medirá si el colaborador que ocupa el puesto está cumpliendo con sus expectativas.
- Para esto es necesario alinear los objetivos del puesto con los de la compañía, y enlistar los resultados clave cuantificables sobre los cuales se medirá su desempeño.
- Para un puesto de ventas podría definirse en cantidad de citas, clientes cerrados, valor de venta, retención de clientes. Para un puesto de Recursos Humanos será bajar la rotación, aumentar la satisfacción laboral, disminuir los tiempos de contratación.
- Aquí lo que se busca es tener claro cómo se medirá si el colaborador está cumpliendo con lo que se espera del puesto.
- 5. Compensaciones y beneficios (opcional).
- Este apartado va sobre todo enfocado a la etapa de reclutamiento, en donde se debe saber el tabulador del puesto, los requisitos de días trabajados, disponibilidad de viaje, entre otros.
Ventajas de usar Perfiles de Puesto
Los perfiles de puesto son el equivalente a un plano de construcción al momento de construir un edificio, nos brindan el sustento y la guía necesaria para que todos los colaboradores puedan contribuir en la obtención de los objetivos y metas de la organización.
- 1. Mejores procesos de contratación.
- El contar con perfiles de puesto claros, facilita el proceso de promoción de una vacante, y asegura que solo el personal calificado se acerque a pedir información.
- También ayuda a los reclutadores a poder analizar específicamente qué deben buscar en los candidatos.
- 2. Mejores procesos de inducción.
- Una vez seleccionado el candidato adecuado, el perfil de puesto facilitará que el colaborador pueda entender rápida y claramente qué se espera de él.
- 3. Facilita la comunicación entre los colaboradores.
- Para muchos jefes o supervisores, la labor de definir junto a sus reportes directos las tareas que cada uno debe desempeñar es un tema complicado, que con frecuencia lleva a desacuerdos y faltas de productividad. O peor aún, comentarios como: "me toca más trabajo a mí que a la otra persona en mi mismo nivel".
- Los perfiles de puesto sirven de apoyo para de una manera clara definir las tareas que cada colaborador debe desempeñar, y apoyar así a los jefes o supervisores a tener un mayor control sobre su área y facilitarles el gestionar y evaluar el desempeño de cada colaborador.
- 4. Impulsa el desarrollo de los colaboradores.
- Al momento de evaluar el desempeño de los colaboradores y al definir su plan de carrera, los perfiles de puesto sirven como un sustento para conocer las competencias donde cada colaborador debe buscar mejorar continuamente, y que nuevas áreas serían necesarias para conseguir futuros ascensos dentro de la organización.
- 5. Apoyan en la definición de salarios.
- Al contar con todos los requerimientos y características que debe tener un colaborador para ocupar un puesto, el proceso de definir el salario se vuelve más sencillo y equitativo en toda la organización.
- Además, nos permite ver las discrepancias entre diferentes puestos y sus salarios, si acaso existieran.
- 6. En casos de despido, sirven como sustento.
- Nunca es fácil tomar la decisión de despedir a un colaborador, pero al tener claro lo que se espera de ellos, los perfiles de puesto nos ayudan como sustento al momento de despedir a una persona por no llevar a cabo sus labores de manera satisfactoria.
- 7. Ayudan a planear para el futuro.
- Cuando un directivo o gerente plantea los perfiles de puesto, le ayuda a incrementar sus conocimientos de la organización, y a planear cambios o estrategias para conseguir mejores resultados.
Principales errores al realizar Perfiles de Puesto
- 1. Nunca actualizarlos.
- Las organizaciones son entes vivientes que están en constante cambio, y los perfiles de puesto deben ser actualizados conforme la situación interna y externa cambie.
- 2. No dar fácil acceso a toda la organización.
- No es suficiente que el departamento de recursos humanos tenga acceso a los perfiles de puesto, es necesario que toda la organización pueda tener acceso a su propio perfil y preferentemente a los de sus compañeros de trabajo. Esto ayuda a la comunicación efectiva de responsabilidades, y evita desacuerdos entre los colaboradores.
- Solo es necesario cuidar que al compartir abiertamente los perfiles de puesto, estos no contengan información sensible relacionada con salarios.
- 3. Darles demasiada importancia.
- Aunque los perfiles de puesto sí son importantes dentro de la organización, no se deben tomar como la última palabra en las obligaciones de un colaborador.
- En otras palabras, no debe ser el perfil de puesto un sustento para que un colaborador se niegue a realizar ciertas labores que se le han solicitado. Ni deben ser la biblia sobre la que todo jefe evalúe a sus colaboradores.
- Es por este punto por el cual los perfiles de puesto deben ser realizados por personal con experiencia, para que sean formulados de tal forma que no sean limitantes al desarrollo o función de los colaboradores.
¿Quiénes deben tener acceso a los Perfiles de Puesto?
- 1. TODO Recursos Humanos.
- Pareciera obvio que el departamento encargado de administrar los perfiles de puesto deba de tener acceso a ellos, pero es tan común ver en organizaciones que las áreas de Reclutamiento, Capacitación, entre otras, no tienen acceso a estos importantísimos documentos.
- El área de Recursos Humanos debe dominar los perfiles de puesto de toda la organización.
- 2. Líderes.
- Cualquier persona que sea responsable de algún área debe tener acceso a los perfiles de puesto de su área, esto le ayudará a poder tener un mejor entendimiento de las posiciones que le reportan, y saber qué debe esperar y medir de sus colaboradores.
- 3. Colaboradores.
- Cada colaborador debe tener acceso, al menos, a su propio perfil de puesto. Idealmente debería tener acceso a los perfiles de puesto de sus pares y reportes directos.
- Tener acceso a este documento le ayudará a los colaboradores a entender mejor qué se espera de ellos y poder tener mejores herramientas para elaborar sus planes de desarrollo y planes de carrera.
Tendencias 2025
Para este 2025 la tendencia de los perfiles de puesto es que sean una base sólida para el proceso de desarrollo de talento de los colaboradores. Con mucha frecuencia los perfiles de puesto solo se pensaban en ser una guía del puesto actual, de lo básico. Pero la realidad es que los colaboradores también deben conocer hacia dónde pueden llegar después del puesto actual, y qué resultados y competencias requieren para conseguir ese plan de carrera.
- 1. Deben ayudarnos a conocer nuestro plan de carrera.
- Naturalmente un perfil de puesto al decirnos a qué posición reportamos nos ayuda a saber un puesto natural de crecimiento, pero los planes de carrera efectivos no solo nos deben decir una opción de hacia dónde podemos crecer. Recordemos que el crecimiento puede ser lateral, o incluso en un cambio total de área.
- El darle este conocimiento al colaborador le da claridad de sus opciones de crecimiento, y al mismo tiempo ayuda a los gerentes y supervisores en conocer mejor cómo apoyar a los colaboradores en su crecimiento. Y no se diga a los reclutadores, poder decirle a un candidato desde el proceso de entrevista sobre cuál podría ser su plan de carrera, es algo maravilloso.
- 2. Definir claramente resultados esperados y habilidades requeridas.
- Si bien los perfiles de puesto con frecuencia enuncian las responsabilidades del puesto y las competencias claves del mismo, rara vez dejan claro los resultados esperados, y cómo las habilidades requeridas serán de ayuda.
- Qué útil sería si los colaboradores pueden saber desde cuándo ingresan a su posición qué resultados serán esperados, o incluso antes de aplicar a esa vacante interna. Es muy diferente leer en un perfil de puesto que nuestra responsabilidad es vender en el mercado de LATAM, a leer que el resultado esperado de nuestro puesto es posicionar a la empresa como el proveedor #1 en cierto producto, o conseguir ventas anuales por $14,000,000, y que la habilidad de comunicación efectiva es la que representa a los mejores vendedores de la organización.
- La primera es una mera actividad, la segunda nos ayuda a orientarnos de una manera precisa desde un inicio.
