Perfiles de Puesto: ¿qué son, cómo hacerlos?

Mayo 23, 2020 (publicado originalmente en noviembre 30, 2016)

Roberto Coindreau

Autor: Roberto Coindreau

Todas las organizaciones requieren de perfiles de puesto, son necesarios para llevar a cabo buenos procesos de contratación, para asegurar que cada colaborador conozca su función dentro de la compañía o para medir el desempeño de cada empleado y alentar su desarrollo.

Y aun así, son pocas las organizaciones que dedican suficiente tiempo, análisis y estrategia en la creación de estos, o con frecuencia tan solo se utilizan perfiles de puesto genéricos que no toman en cuenta las necesidades y objetivos de la organización.

¿Qué son los Perfiles de Puesto?

Los perfiles de puesto son descripciones concretas de las características, tareas, responsabilidades que tiene un puesto en la organización, así como las competencias y conocimientos que debe tener la persona que lo ocupe. Y son comúnmente divididos en cuatro a cinco apartados:

  • 1. Descripción general del puesto.
  • Lo primero que debemos de definir en un perfil de puesto es un resumen corto y preciso de este, y su razón de ser dentro de la organización.
  • Esta sección debe de permitir a la persona que lea el perfil entender la razón de ser del puesto, y como funciona dentro de la organización.
  • Algunos apartados importantes en esta sección son:
    • Objetivos del puesto.
    • Departamento al que pertenece.
    • A qué puesto le reporta y qué puestos le reportan.
    • Clientes internos.
    • Clientes externos.
    • Principales tareas del puesto.
  • 2. Perfil candidato.
  • Una vez que definimos que objetivo tiene el puesto en la organización, es necesario saber que perfil debe de tener el colaborador que lo ocupe.
  • Para esto debemos de contar con lo siguiente:
    • Estudios.
    • Conocimientos técnicos.
    • Experiencia laboral.
    • Otros Requerimientos (Certificados, Cursos, Idiomas, …).
  • 3. Competencias personales y profesionales.
  • Después de conocer que conocimientos técnicos debe de tener el colaborador que ocupe el puesto, continua el definir las competencias necesarias para que logre implementar estos conocimientos en su puesto y con su equipo de trabajo.
  • Algunos ejemplos de estas competencias son:
    • Liderazgo.
    • Inteligencia emocional.
    • Desarrollo de colaboradores.
    • Empatía.
  • 4. Objetivos y Resultados Clave del Puesto.
  • Ya sabemos que objetivo tiene el puesto, quién debe de ocuparlo y que cualidades debe de tener. Ahora sigue el definir como se medirá si el colaborador que ocupa el puesto está cumpliendo con sus expectativas.
  • Para esto es necesario alinear los objetivos del puesto con los de la compañía, y enlistar los resultados clave cuantificables sobre los cuales se medirá su desempeño.
  • Para un puesto de ventas podría cantidad de citas, clientes cerrados, valor de venta, retención de clientes. Para un puesto de Recursos Humanos será bajar la rotación, aumentar la satisfacción laboral, disminuir los tiempos de contratación.
  • Aquí lo que se busca es tener claro como se medirá si el colaborador está cumpliendo con lo que se espera del puesto.
  • 5. Compensaciones y beneficios (opcional).
  • Este apartado va sobre todo enfocado a la etapa de reclutamiento, en donde se debe de saber el tabulador del puesto, los requisitos de días trabajados, disponibilidad de viaje, entre otros.
  • "Nos brindan sustento y la guía necesaria para conseguir los objetivos y metas."
  • Perfiles de Puesto Ventajas

    ¿Para qué sirven y ventajas de usar Perfiles de Puesto?

    Los perfiles de puesto son el equivalente a un plano de construcción al momento de construir un edificio, nos brindan el sustento y la guía necesaria para que todos los empleados puedan contribuir en la obtención de los objetivos y metas de la organización.

    • 1. Mejores procesos de contratación.
    • El contar con perfiles de puesto claros, facilita el proceso de promoción de una vacante, y asegura que solo el personal calificado se acerque a pedir información.
    • También ayuda a los reclutadores a poder analizar específicamente que deben buscar en los candidatos.
    • 2. Mejores procesos de inducción.
    • Una vez seleccionado el candidato adecuado, el perfil de puesto facilitará que el colaborador pueda entender rápida y claramente que se espera de el.
    • 3. Facilita la comunicación entre los colaboradores.
    • Para muchos jefes o supervisores, la labor de definir junto a sus reportes directos las tareas que cada uno debe desempeñar es un tema complicado, que con frecuencia lleva a desacuerdos y faltas de productividad. O peor aún, comentarios como: "me toca más trabajo a mi que a la otro persona en mi mismo nivel".
    • Los perfiles de puesto sirven de apoyo para de una manera clara definir las tareas que cada empleado debe desempeñar, y apoyar así a los jefes o supervisores a tener un mayor control sobre su área y facilitarles el gestionar y evaluar el desempeño de cada colaborador.
    • 4. Impulsa el desarrollo de los colaboradores.
    • Al momento de evaluar el desempeño de los empleados y al definir su plan de carrera, los perfiles de puesto sirven como un sustento para conocer las competencias donde cada empleado debe buscar mejorar continuamente, y que nuevas áreas serían necesarias para conseguir futuros ascensos dentro de la organización.
    • 5. Apoyan en la definición de salarios.
    • Al contar con todos los requerimientos y características que debe tener un colaborador para ocupar un puesto, el proceso de definir el salario se vuelve más sencillo y equitativo en toda la organización.
    • Además, nos permite ver las discrepancias entre diferentes puestos y sus salarios, si acaso existieran.
    • 6. En casos de despido, sirven como sustento.
    • Nunca es fácil tomar la decisión de despedir a un colaborador, pero al tener claro lo que se espera de ellos, los perfiles de puesto nos ayudan como sustento al momento de despedir a una persona por no llevar acabo sus labores de manera satisfactoria.
    • 7. Ayudan a planear para el futuro.
    • Cuando un directivo o gerente plantea los perfiles de puesto, le ayuda a incrementar sus conocimientos de la organización, y a planear cambios o estrategias para conseguir mejores resultados.
  • "Deben de ser realizados por personal con experiencia, para que sean formulados de tal forma que no sean limitantes al desarrollo o función de los colaboradores."
  • Perfiles de Puesto Errores

    Principales errores al realizar Perfiles de Puesto.

    • 1. Nunca actualizarlos.
    • Las organizaciones son entes vivientes que están en contante cambio, y los perfiles de puesto deben de ser actualizados conforme la situación interna y externa cambie.
    • 2. No dar fácil acceso a toda la organización.
    • No es suficiente que el departamento de recursos humanos tenga acceso a los perfiles de puesto, es necesario que toda la organización pueda tener acceso a su propio perfil y preferentemente a los de sus compañeros de trabajo. Esto ayuda a la comunicación efectiva de responsabilidades, y evita desacuerdos entre los colaboradores.
    • Solo si es necesario cuidar, que al compartir abiertamente los perfiles de puesto, estos no contengan información sensible relacionada con salarios.
    • 3. Darles demasiada importancia.
    • Aunque los perfiles de puesto si son importantes dentro de la organización, no se deben de tomar como la última palabra en las obligaciones de un empleado.
    • En otras palabras, no debe de ser el perfil de puesto un sustento para que un colaborador se niegue a realizar ciertas labores que se le han solicitado. Ni deben de ser la biblia sobre la que todo jefe evalúe a sus colaboradores.
    • Es por este punto por el cual los perfiles de puesto deben de ser realizados por personal con experiencia, para que sean formulados de tal forma que no sean limitantes al desarrollo o función de los colaboradores.

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