Cuestionarios de salida: ¿Por qué se van los colaboradores?
Los cuestionarios de salida son una herramienta clave para conocer las razones por las que los colaboradores dejan la empresa y obtener información valiosa para mejorar el clima laboral, la satisfacción y el compromiso del personal.
En este artículo se explican los beneficios de los cuestionarios de salida, cómo diseñarlos y aplicarlos correctamente y qué precauciones hay que tener en cuenta para garantizar su calidad y ética.
Se trata de un texto práctico y útil para cualquier empresa que quiera reducir la rotación de personal y mejorar su gestión del talento humano.
Introducción
Los cuestionarios de salida son herramientas que nos permiten conocer las razones por las que los colaboradores deciden dejar nuestra empresa.
Estos cuestionarios pueden ser muy útiles para identificar áreas de mejora, identificar conflictos, conocer la satisfacción y diagnosticar la retención de nuestro capital humano.
Sin embargo, para que estos cuestionarios sean efectivos, es necesario tener en cuenta algunos aspectos clave a la hora de diseñarlos y aplicarlos.
¿Qué son los cuestionarios de salida y qué tipo de preguntas deben contener?
Un cuestionario de salida es un conjunto de preguntas que se le hace a un colaborador que ha decidido renunciar, aunque también puede aplicarse a quienes se han tenido que despedir, no obstante, al ser nosotros los que establecimos los motivos para ello no se recomienda.
El objetivo de este cuestionario es obtener información sobre su experiencia laboral, su nivel de satisfacción, sus motivaciones para irse, sus sugerencias de mejora y su opinión sobre la empresa, además del equipo y el liderazgo.
El tipo de preguntas que debe contener un cuestionario de salida depende de cada empresa y de los objetivos que se quieran lograr con este ejercicio. Sin embargo, existen algunas categorías generales que pueden servir como guía para elaborar las preguntas:
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Preguntas sobre el puesto de trabajo
Estas preguntas buscan conocer cómo se sentía el colaborador con respecto a sus funciones, responsabilidades, condiciones, horario, salario, beneficios, recursos, capacitación y desarrollo profesional.
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Preguntas sobre el clima laboral
Estas preguntas buscan conocer cómo era la relación del colaborador con sus compañeros, superiores, clientes y proveedores, así como el grado de comunicación, colaboración, respeto, reconocimiento, retroalimentación y confianza que existía en el ambiente de trabajo.
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Preguntas sobre la cultura organizacional
Estas preguntas buscan conocer cómo percibía el colaborador los valores, la misión, la visión, los objetivos, las políticas, los procesos y las prácticas de la empresa, así como el grado de alineación, compromiso, identificación e integración que sentía con la organización.
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Preguntas sobre las razones de salida
Estas preguntas buscan conocer cuáles fueron los factores determinantes que llevaron al colaborador a tomar la decisión de irse, ya sean internos o externos a la empresa, voluntarios o involuntarios, personales o profesionales.
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Preguntas sobre las expectativas y los planes futuros
Estas preguntas buscan conocer qué espera el colaborador de su nuevo empleo o proyecto, qué le gustaría mejorar o cambiar en su carrera, qué consejos le daría a la empresa o a su sucesor y si estaría dispuesto a volver a trabajar o a recomendar la empresa en el futuro.
Es importante que las preguntas sean claras, concisas, específicas, relevantes y abiertas, para evitar confusiones, ambigüedades, generalizaciones, irrelevancias y sesgos.
Además, es recomendable que el cuestionario sea de opción múltiple, y un apartado de pregunta abierta para que pueda contestar libremente, esto para facilitar el análisis y la comparación de los datos.
Cinco ventajas y cinco precauciones al aplicar un cuestionario de salida
Además de las preguntas y el tipo de pregunta no olvidemos que los cuestionarios de salida deben ser anónimos. Es muy importante porque siempre nos vemos tentados a saber quién contestó, ya sea por diferentes motivos; a veces para ayudar a la persona, y otras que tienen que ver más como un mecanismo de control.
No obstante, recordemos que los cuestionarios anónimos suelen tener mayor confiabilidad y precisión estadística, lo que ayudará a tener resultados más cercanos a la realidad que queremos mejorar como empresa.
Ahora es importante poder hablar sobre cinco ventajas y cinco precauciones que tenemos que tomar en cuenta a la hora de aplicar un cuestionario de salida.
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1. Mayor certidumbre
La primera es que vamos a tener la oportunidad de arrojar un poco de luz a esos puntos ciegos en donde se encuentran los motivos por los cuales las personas están dejando nuestra empresa, aunque sean puntos buenos.
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2. Prevención
Los cuestionarios nos ayudan a poder detectar conflictos organizacionales latentes o problemas de liderazgo que pudieran transformarse o funcionar como factores de riesgo a conflictos todavía mayores. Esto nos da la oportunidad de actuar antes de que sea demasiado tarde.
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3. Mejora percepción
Además de generarles una percepción de que la empresa está preocupada por los motivos por los cuales las personas se quedan o se van.
Además de que, si esto se hace de manera sincera y se le da seguimiento, los colaboradores tendrán una sensación de mejora continua y de introspección por parte de la empresa. Verán en ello un ejercicio como una oportunidad para poder mejorar.
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4. Seguimiento
La cuarta ventaja de un cuestionario de salida es que permite dar seguimiento a nuestros colaboradores, además de generar en ellos una intención de escucha que pudiera mejorar la imagen que se llevan de la empresa.
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5. Nuevas perspectivas
La quinta ventaja es que nos permite obtener información valiosa de primera mano sobre las fortalezas y debilidades de nuestra empresa, así como de las áreas de oportunidad y las posibles soluciones que podríamos implementar para mejorar el clima laboral, la satisfacción y la retención de nuestros colaboradores.
También podamos tener, por parte de los colaboradores, su perspectiva acerca de la empresa que nos permitan, como se dijo en el punto uno, arrojar luz en puntos ciegos que solo son visibles desde su punto de vista.
Ahora es importante tomar en cuenta cinco precauciones acerca de aplicar cuestionarios de salida.
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1. Tomarse el tiempo
La primera es darle el tiempo a nuestros colaboradores que están por irse de la empresa que puedan contestar de forma anónima, de forma libre y en un espacio libre de distracciones.
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2. Ser oportunos
En este sentido, vamos a cumplir la segunda precaución, que es aplicar la encuesta de salida en cuanto sea posible, preferentemente en la firma de la renuncia.
Si bien algunos piensan que los colaboradores contestan de una u otra forma con tal de terminar su proceso de renuncia, es importante poder confiar en ellos y asegurarnos de construir un buen cuestionario.
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3. Asegurarnos de tener un buen cuestionario
Esto significa que sea objetivo, validado y bien estructurado. La idea de construir un buen cuestionario va a permitir que los colaboradores pongan un poco más de atención a sus respuestas, lo que se traduce en cuestionarios más precisos y confiables.
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4. Ser claros y transparentes
Debemos tomar en cuenta, a la hora de establecer nuestros cuestionarios de salida, que el discurso o el contexto en el que este se aplica sea para evitar que los colaboradores puedan sentir algún tipo de compromiso o coacción en torno a las respuestas o al ejercicio de poder ser evaluados.
Es importante, para esto, ser transparentes y que el colaborador entienda que es un acto de transparencia y de retroalimentación hacia la propia empresa.
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5. Procurar veracidad
Y la quinta precaución es efectivamente tratar de evitar la coacción o la manipulación de los resultados. Al final, algo que puede ser incómodo, porque lo será, puede ser una gran oportunidad para poder mejorar como empresa.
No hay que tener duda que las respuestas que obtengamos de los cuestionarios de salida pueden no ser del todo cómodas, algunas probablemente atiendan a experiencias particulares y no sean representativas de toda la empresa.
Pero no por esto hay que cerrarnos a los que en las respuestas hallemos y aunque no sea de nuestro agrado lo que encontremos hay que dar el beneficio de la duda, sembrar la semilla para medidas de prevención y control que nos ayudarán a mejorar nuestra estructura organizacional.
Conclusión
Los cuestionarios de salida son herramientas que pueden aportarnos muchos beneficios si sabemos cómo diseñarlos y aplicarlos correctamente. Nos permiten conocer las razones de la rotación de personal, identificar problemas y oportunidades de mejora, mejorar la imagen y la reputación de la empresa, fomentar la comunicación y la confianza con nuestros colaboradores y generar una cultura de aprendizaje y mejora continua.
Sin embargo, también debemos tener en cuenta algunas precauciones para garantizar la calidad, la validez, la confiabilidad y la ética de los datos que obtenemos.
Debemos asegurarnos de que los cuestionarios sean anónimos, oportunos, bien elaborados, transparentes y respetuosos, y que no se utilicen para coaccionar, manipular o perjudicar a nuestros colaboradores.
De esta forma, podremos aprovechar al máximo el potencial de los cuestionarios de salida para mejorar nuestra empresa y nuestro capital humano.