Febrero 03, 2022

¿Cómo implementar un horario flexible?

Comenzando el 2022 el tema de horario flexible comienza a ser tomado seriamente en muchas organizaciones, y cada vez más personas prefieren trabajar en este esquema.

Roberto Coindreau

Autor: Roberto Coindreau

Si bien la pandemia nos obligó a trabajar de manera remota, casi dos años en esta modalidad (o en esquemas híbridos) nos ha llevado sin duda a plantear cuál debe de ser el futuro del trabajo. Ya no se trata de una forma de trabajo para cuidar nuestra salud física, ahora es una alternativa para de ahora en adelante poder aumentar la salud emocional de los colaboradores y su bienestar.

Ya que la situación de la pandemia viene poco a poco a su fin, esperemos se más pronto que tarde, tenemos que como empresas empezar a plantearnos la mejor manera de implementar un horario flexible.

¿Qué es el horario flexible?

El horario flexible es aquel donde el colaborador tiene la facilidad de elegir cuando trabajar. Pudiendo así adaptar los tiempos de su vida personal con los de su vida profesional. Siguen existiendo reglas de horas y días a trabajar, pero ya no existe una hora de entrada, de salida o de comida fijas.

Vale la pena recalcar que el horario flexible es la decisión de cuándo, no de cuánto.

Esto quiere decir que ¿se puede trabajar en absolutamente cualquier horario?

Aquí es donde creo que se ha desvirtuado la definición de horario flexible. Si bien algunas empresas si dan total flexibilidad sobre cuándo trabajar a sus colaboradores, la manera tradicional, y la que en lo personal creo es la mejor opción, es cuando si existen algunos reglamentos de horarios.

La parte flexible entra cuando el colaborador sí puede tomarse un momento del día para atender una cita con el doctor, una visita al colegio de sus hijos, o algún otro tema personal. O en donde probablemente no existe una hora estricta de entrada o salida, pero si existe un rango esperado de presencia durante ciertas horas.

Por simplificarlo, un horario flexible sería decirle al colaborador: “El horario de trabajo es de 9am a 5pm, pero ten la libertad de atender asuntos ajenos al trabajo si es necesario, o de llegar más tarde al trabajo. No me tienes que estar reportando cada momento que atiendes un tema personal. Aún así, espero que cumplas con la cantidad de trabajo esperada.”

Responsabilidades del colaborador en un horario flexible

Dependiendo el grado de flexibilidad, algunas de estas responsabilidades podrían no aplicar.

  • 1. Cumplir con los objetivos e indicadores establecidos.
  • Si un colaborador va a tomar tiempo libre para atender asuntos personales, esto no debe de afectar la obtención de resultados.
  • Aunque esto implique trabajar fuera del horario de oficina. Recordemos que en un horario flexible ya no se paga por horas trabajadas, se paga por el cumplimiento de objetivos e indicadores.
  • 2. Respetar el horario base establecido, si existe, cuando no se tenga otra actividad personal.
  • Como mencionábamos anteriormente, el horario flexible no es poder levantarte a las 12pm y comenzar a trabajar a la 1pm. Es mas bien poder entrar a trabajar a la 1pm porque durante la mañana fue necesario ir a una visita al doctor.
  • 3. Dar seguimiento puntual al cumplimiento de objetivos.
  • Si bien el primer punto de la lista es que debemos de cumplir con nuestro objetivos, este punto se refiere a dar seguimiento puntual a los mismos. Nuestro líder inmediato no siempre sabrá en qué estamos trabajando o no siempre podrá coincidir en horario con nosotros, por lo cual siempre debe de poder consultar fácilmente en que estatus va nuestro cumplimiento de objetivos y metas.
  • 4. Actualizar el calendario con la disponibilidad.
  • El horario flexible sigue requiriendo del trabajo en equipo y de poder hacer una planeación de actividades que en muchas ocasiones ocuparán tener reuniones o sesiones con mas personas. Para esto es elemental que si ya sabemos por adelantado que un día no estaremos disponibles, marcar ese tiempo en nuestro calendario con anticipación.
  • 5. Ser respetuoso del tiempo de los demás.
  • Esto implica no ausentarse de juntas ya programadas, y respetar cuando los demás estén atendiendo un tema personal. Así como nosotros esperamos que se nos de la oportunidad de atender asuntos personales, nuestros compañeros esperan el mismo trato y respeto a su horario flexible.

Responsabilidades de la empresa

  • 1. Ser claros en las reglas del horario flexible
  • Los colaboradores no deben de sentir duda sobre cuáles son sus permisos y responsabilidades. La política de horario flexible debe de ser clara en estos temas. Si existe incertidumbre seguramente crearemos más problemas.
  • 2. Establecer objetivos e indicadores medibles
  • El tener indicadores claros para todos los colaboradores facilitará que los líderes den seguimiento a que sus equipos estén cumpliendo con sus tareas, aún y cuando no puedan dar seguimiento fácilmente al tiempo trabajado.
  • 3. Respetar los horarios de los trabajadores dentro de lo posible
  • Cuando se implementa el horario flexible, especialmente en sus inicios, muchos líderes pueden sentir desesperación al esperar que un colaborador los apoye en momentos donde si bien el líder si esta trabajando, el colaborador está tomando un tiempo libre. El papel del líder no representa autoridad para quitar o poner el horario flexible confirme lo vea conveniente.
  • 4. No favorecer a quien no tome tiempo libre
  • Para que el esquema de trabajo flexible sea exitoso, en verdad se debe de asumir en todos los sentidos. Quien trabaje más horas ya no será el colaborador estrella (nunca debió serlo en realidad).

Horario flexible y trabajo remoto. ¿Van juntos?

No necesariamente, aunque aveces se confundan los términos. Se puede contar con horario flexible y trabajar 100% en la oficina. Sin embargo, es más común ver los esquemas de trabajo flexible establecidos en empresas con trabajo remoto o híbrido

¿Los permisos de horario flexible deben aplicar para todos los colaboradores?

Por motivos del puesto de trabajo muchos colaboradores no podrán tomar parte del horario flexible. Por ejemplo, colaboradores de una línea de producción. Personal de atención al cliente. Cajeros de tiendas físicas. Este tipo de puestos en una organización si bien pueden contar con cierta flexibilidad, siempre tendrán horarios fijos que deben de cumplir.

Aún así, es importante que si se implementa horario flexible en un corporativo. Todos aquellos puestos que no tengan una limitante impuesta formen parte del programa.

Ventajas de implementar un horario flexible

  • 1. Menor rotación
  • Los colaboradores, en especial las nuevas, agradecerán esta modalidad y el mayor balance de la vida laboral con la vida personal que ofrece.
  • 2. Mayor productividad
  • Si se implementa de la mano de un modelo de gestión de desempeño, el horario flexible alineará los esfuerzos de los colaboradores y los acostumbrará a trabajar por resultados.

Riesgos de implementar un horario flexible

Les llamo riesgos y no desventajas, porque un buen esquema de horario flexible en la mayoría de los casos no trae consigo desventajas considerables.

  • Descontrol o abuso del esquema
  • Si no se cuenta con una cultura adecuada, los colaboradores pueden abusar de este esquema y confundirlo simplemente con un trabajo “light”. Lo cual nos lleva directamente al segundo punto.
  • Menor productividad.
  • Si los colaboradores no tienen claro cómo se medirá su desempeño, y cuáles son sus objetivos e indicadores que deben de cumplir, es muy probable que implementar un esquema de horario flexible disminuya la productividad.
  • Jefes que abusan de los horarios.
  • Si bien un jefe, como cualquier colaborador, puede tomar tiempo libre en una tarde y reponer su trabajo por la noche, esto no implica que podrá llamar o pedir a sus colaboradores que trabajen también en la noche.

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