Distribución de carga de trabajo: Consejos y consideraciones.
Un equipo de alto desempeño es capaz de adaptarse a distintos flujos de trabajo, frecuencias y por supuesto a las necesidades que el entorno requiera, tanto interno como externo.
Se llaman equipos de alto desempeño por su capacidad de conseguir los resultados deseados con los estándares de tiempo, calidad y cantidad requeridos y más allá. Entre sus distintas características encontramos una alta cohesión entre sus miembros, capacidad de adaptación, comunicación efectiva y un liderazgo horizontal, pero sobre todo una buena distribución de las cargas de trabajo.
Es común ver en algunas empresas, dentro de un equipo de trabajo, como una minoría de colaboradores sostiene la producción de esa área, ya sea por el rezago de competencias que tienen los otros debido al tiempo que llevan en la empresa o porque culturalmente encontraron cierto confort en depender de esa minoría quienes sacan el trabajo.
Y por otro lado los colaboradores de quienes depende el resultado general prefieren no batallar con el típico “quítate yo lo hago".
No obstante, lo que tenemos es un equipo de unas cuantas personas que subsidian con su trabajo al resto al cual al final también se les está pagando un sueldo. Y alguien dirá “lo importante es que saquen la chamba” pero lo que yo veo es una minoría de colaboradores a quienes se les debería de pagar más por la dependencia que el proceso tiene de ellos y que probablemente se nos irán por una mejor oferta, y quienes se les paga por un trabajo que realmente no se está haciendo.
Buscar culpables para reprenderles, sancionarlos o despedirlos no siempre es la mejor opción, porque es probable que está dinámica tenga una naturaleza organizacional. Entonces si se despide gente y se contrata nueva lo que va a pasar es que terminen rezagándose y ocupando ese rol auxiliar pero no es determinante en la productividad del área, solo ascendiendo por la rotación de quienes sostienen la producción.
Ok, hay que ser consciente en un equipo de trabajo difícilmente todos tendrán el mismo nivel de competencias, experiencia o inclusive de motivación, por razones distintas y muchas de ellas legitimas, no por ello significa que no puede haber una correcta distribución de resultados esperados. Pero para ello debe haber una correcta distribución del trabajo.
La NOM-035 tiene como uno de sus indicadores el procurar una correcta distribución de trabajo para poder garantizar un entorno organizacional favorable. Pero realmente ¿Qué significa una “adecuada distribución de las cargas de trabajo”? Bueno, en primera y para que desde este momento quede claro, una correcta distribución de las cargas de trabajo no significa una distribución igual de las cargas de trabajo, porque ni todos ganan igual, ni tienen la misma experiencia, ni el mismo perfil, y eso hay que tomarlo muy en cuenta todo el tiempo.
Una adecuada distribución de las cargas de trabajo debe contemplar, además de estos factores que son propios de los colaboradores, los procesos operativos, los objetivos que se quieren alcanzar, los medios que se tienen y otros elementos que no están en nuestras manos.
No obstante, como líderes es posible poder procurar una adecuada distribución de dicha carga de trabajo. Y para ellos hay que tomar en cuenta los siguientes consejos:
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Procesos bien definidos
El saber paso a paso como lograr un objetivo, las acciones que tienes que emprender para poder obtener esos resultados esperados es muy importante. Ante estoy hay quienes dicen que no se puede saber, pero realmente si no puedes estandarizar un proceso entonces tenemos un grave problema en términos de modelo de negocios.
Sí, todo proceso debe adaptarse y siempre hay un margen a la variación por las circunstancias que uno quiera, pero el tenerlos nos va a ayudar saber en qué momento y cuanto esfuerzo requiere cada uno en cada paso del proceso.
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Planeación de flujo de trabajo
Quien diga que no se puede planear y/o anticipar, en algún grado el flujo de trabajo es porque está acostumbrado a dejar al azar del destino dicho flujo de trabajo.
Y siempre es posible, por ejemplo: Algunas industrias suelen tener bien marcados los picos de demanda durante un año, por ejemplo, sabemos que en diciembre el sector de comercio al por mayor, específicamente tiendas de regalo, ropa, en general tiendas departamentales habrá una necesidad de tener a todo el personal trabajando, mucho de ellos horas extras. Sabiendo esto, en este sector es posible, con antelación, crear un cronograma y un listado de las personas que van a ser requeridas y cómo van a estar distribuidas tanto en tiempo y espacio para poder garantizar la operación.
Es común que la falta de planeación nos orille a improvisar en las fechas de alta demanda y tengamos que solicitar a nuestro personal que se queden horas extras o cubran horarios extraordinarios o funciones para las cuales no tengan experiencia generando malestar por los planes que tengan que mover o riesgos por las funciones nuevas que tengan que desempeñar.
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Definición correcta de roles
O haces de todo o te especializas en algo. Qué bueno sería que nuestros colaboradores sean expertos en cada uno de los procesos con los que contamos, pero seamos sinceros, si esto fuera así o abren su propia empresa o nos costaría caro poder pagarles el sueldo que merecen.
Mientras tanto tenemos que poder dar un rol especifico a cada uno en el que se pueda especializar. Un vendedor difícilmente se va a poner a operar, un pintor no va a dejar su línea de producción para ir a levantar un inventario en la bodega, ni un supervisor tiene porque asumir labores operativas a cada rato ante la desconfianza que tiene en sus colaboradores.
Por ellos es bien importante que cada uno sepa su rol, tanto en la operación como en la estructura organizacional y que estos roles sean formales y creados conforme al proceso.
Está bien en empresas pequeñas es normal que todos entren al quite con distintas funciones, pero es posible que la carga de trabajo lo permita o el nivel de complejidad que se tiene en dicha empresa. Peor en empresas grandes si no se procura una buena asignación de roles vamos a obtener duplicidad de funciones, problemas de comunicación, liderazgo etc.
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Comunicación
: Bueno, hablar de comunicación es todo un tema que amerita su propio articulo y hasta un libro (que los hay) pero básicamente nos vamos a centrar en la efectividad de que un mensaje llegue a todos y se entienda como se pretender ser entendió, y en la confianza que tengan los colaboradores de expresar entre ellos o a sus líderes su sentir, necesidad o dudas que puedan surgir respecto al trabajo que desempeñan. En verdad, una buena comunicación se traduce en una buena distribución de la información y esto en una buena distribución del trabajo de forma natural.
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Liderazgo
Ser un líder no es fácil y no siempre es algo que se aprenda en un curso. Pero es importante saber que es de quien más depende una correcta distribución de las cargas de trabajo.
Pues él debe observar cómo es la dinámica en su equipo de trabajo, detectar quien está asumiendo más funciones, ya sea por voluntad propia o porque no le queda de otra, detectar también quien se está rezagando e identificar los motivos. Sí a veces implica capacitar sobre la marcha, otorgar la confianza para que alguien pueda ir asumiendo n rol más activo, aunque lleve poco tiempo.
Me atrevo a decir que un buen líder de manera natural tiene un equipo de alto desempeño con todo lo que eso implica, incluyendo esa distribución de la carga de trabajo. Tomando en cuenta los perfiles, la capacidad y demás factores ya mencionados.
Existen distintas estrategias, técnicas y consideraciones que hay que tomar para garantizar la correcta distribución de las cargas de trabajo, y muchas de ellas están en función al tipo de negocio o cultura organizacional que se tenga. En ese sentido es correcto asesorarse para tener un vistazo externo de cómo se puede crear un buen modelo que lo procure.
Pero operativamente hablando el tener una correcta distribución es de esos elementos que van a traducirse, como un efecto denominó, en una serie de ventajas, beneficios y sobre todo en percepciones positivas.
Una buena distribución de las cargas de trabajo nos permitirá tener una percepción en nuestros colaboradores de orden, buen liderazgo y sobre todo les dará mucha certidumbre sobre lo que hacen, deben hacer e inclusive les permitirá a ellos planearse en muchos sentidos para poder alcanzar sus objetivos o procurar ese equilibrio vida-trabajo que también es muy importante.
Además, evitará colaboradores abrumados por la responsabilidad o la carga de trabajo excesiva y evitará el aburrimiento de otros, o que se sientan aislados o no útiles por el rezago que pudieran tener. También nos ayuda a prever riesgos operativos que puedan pasar, o inclusive atender sucesos que pueden afectar nuestra operación.
Lo que sí no hay que dar por hecho es que la correcta distribución de las cargas de trabajo se va a dar de forma natural, aun cuando tengamos personal altamente capacitado y con experiencia. Siempre va a requerir de un liderazgo que lo procure.
Y aunque a simple vista desde la percepción del líder todo parezca estar en orden, nos daremos una sorpresa cuando decidimos ver en más detalle cómo se está llevando a cabo nuestra operación de ahí la importancia de cuestionarnos y evaluar mediante una encuesta de clima organizacional o inclusive la propia encuesta de la NOM-035.